Với xu hướng hiện nay, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng email công ty để quản lý nhân viên, hỗ trợ làm việc hiệu quả và xây dựng tính chuyên nghiệp. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách để có thể lựa chọn được dịch vụ email phù hợp nhất.
Email công ty là gì?
Email công ty là một dạng địa chỉ gửi nhận thư điện tử dành cho đối tượng người dùng là các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô nhân sự lớn. Khi đó, mỗi thành viên, bộ phận hoặc phòng ban sẽ được cấp một tài khoản dưới dạng. Đa phần tên miền riêng trong email này sẽ trùng với địa chỉ website công ty và là một trong những phương thức nhận diện thương hiệu cực kỳ hiệu quả.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các thương hiệu cung cấp email công ty như Microsoft 365, Google, Zoho, Email Server... Tuy nhiên, người dùng phải hết sức tỉnh táo để lựa chọn được các đơn vị uy tín và có giá thành hợp lý. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do quan trọng mà doanh nghiệp nhất định phải biết.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng email công ty?
Hơn 90% các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng email công ty, điều này đồng nghĩa với việc vai trò của giải pháp này cực kỳ quan trọng không chỉ với người dùng mà cho cả tổ chức. Dưới đây là những lý do được chúng tôi tổng hợp mà người dùng có thể tham khảo như sau:
Quản lý nhân viên

Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được cấp 01 email công ty để làm việc, địa chỉ email này sẽ có tên miền riêng của tổ chức nhưng tên người dùng sẽ được thay đổi. Bằng cách này, nhà quản lý hoặc lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý, nắm bắt được thông tin của nhân viên hoặc kết nối làm việc bất cứ lúc nào. Điển hình nhất là việc ứng dụng email vào các hoạt động như gửi thông tin quan trọng, chấm công, gửi bảng lương hoặc các chính sách của công ty.
Làm việc tất cả trong một
Vai trò tiếp đến của email công ty chính là việc ứng dụng trong công việc, khi đó nhân sự sẽ sử dụng email để kết nối cùng với các đồng nghiệp, liên hệ với khách hàng hoặc đối tác. Đặc biệt, email sẽ đóng giữ vai trò truy cập vào toàn bộ các ứng dụng mà doanh nghiệp sử dụng để làm việc như bộ Office, tổ chức cuộc họp hoặc lưu trữ dữ liệu. Khi đó, mọi thông tin sẽ được kết nối an toàn đảm bảo thuận tiện nhất cho người dùng sử dụng trong bất cứ trường hợp nào.
Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp

Hình ảnh thương hiệu là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp được đánh giá cao trong mắt khách hàng và đối tác. Để hoàn thiện được điều này chắc chắn doanh nghiệp phải sử dụng email công ty là phương tiện liên hệ trực tiếp. Khi đó, email sẽ là phương tiện liên hệ tới khách hàng sở hữu chữ ký chuyên nghiệp bao gồm đầy đủ các thông tin như doanh nghiệp, chức vụ, email, số điện thoại… Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao trong mắt khách hàng và tìm kiếm được nhiều cơ hội mới trong tương lai.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Ngoài vai trò quản lý nhân sự, hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu, email công ty chính là giải pháp để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian. Bởi lẽ, hiện nay hệ thống email trong tổ chức sẽ tham gia vào toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Khi đó, năng suất làm việc sẽ được cải thiện so với phương thức làm việc thủ công. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian làm việc của nhân sự và không tốn nhiều chi phí đầu tư giải pháp mới.

Với những vai trò được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng email công ty. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tiêu chí để có thể lựa chọn được dịch vụ email phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
05 tiêu chí để lựa chọn email công ty tốt nhất

Để lựa chọn được dịch vụ email công ty phù hợp không phải là điều dễ dàng với nhiều người dùng hiện nay. Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng những tiêu chí hàng đầu để lựa chọn giải pháp email tốt nhất thông qua nội dung bên dưới:
Thương hiệu cung cấp dịch vụ email tên miền với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường.
Số lượng khách hàng đăng ký sử dụng nhiều và nhận được đa số các phản hồi tích cực cũng như tỷ lệ gia hạn nhiều.
Email công ty sở hữu nhiều tính năng làm việc hấp dẫn như gửi và nhận thư điện tử, sắp xếp lịch làm việc, quản lý danh bạ, tổ chức cuộc họp trực tuyến, tích hợp cùng với nhiều ứng dụng làm việc nâng cao.
Có nhiều đối tác, đại lý ủy quyền tại thị trường Việt Nam.
Mức giá cạnh tranh và phù hợp với mặt bằng chung doanh nghiệp hiện nay.
Với những tiêu chí được chúng tôi gợi ý trên, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn được email công ty phù hợp. Dưới đây là một dịch vụ email điển hình mà người dùng có thể tham khảo cho doanh nghiệp được chúng tôi chia sẻ dưới đây.
Outlook - Giải pháp email công ty cho mọi doanh nghiệp

Microsoft nổi tiếng là ông lớn công nghệ với hệ thống ứng dụng được phát triển để đáp ứng nhu cầu làm việc của nhiều cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Ngoài bộ ứng dụng Office 365 quen thuộc, hãng còn thành công với phần mềm email công ty mang tên Outlook đạt số lượng người dùng ở mức kỷ lục. Dưới đây là những tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà người dùng có thể tham khảo khi nhắc đến giải pháp email này:
Trang thái hoạt động luôn đạt 99.9% và tốc độ thực thi chỉ chưa đầy 1s.
Lên lịch gửi thư và thu hồi nhanh chóng.
Dung lượng lưu trữ email lên tới 50GB, kết hợp dung lượng đám mây 1TB.
Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp.
Chi phí đăng ký chỉ từ 64.000đ/người dùng/tháng (cập nhật tháng 6/2023)
Với những chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu hơn về email công ty và các tiêu chí lựa chọn. Nếu người dùng cần được chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ đến địa chỉ: