Có thể nhiều người dùng hiện nay đã quá quen thuộc với Outlook 365 nhưng đa phần chỉ ở mức cơ bản nhất như gửi thư. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách dùng phần mềm này hiệu quả nhất thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.
Ưu điểm của Outlook 365
So với các dịch vụ email tương tự, Outlook 365 được nhiều người dùng sử dụng nhất hiện nay đặc biệt là đối tượng doanh nghiệp. Bởi đâu mà lại có sự khác biệt này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 04+ ưu điểm nổi bật mà email Outlook đang sở hữu.
Tốc độ sử dụng nhanh chóng
Ưu điểm đầu tiên khiến người dùng không thể bỏ qua chính là khả năng sử dụng với tốc độ phản hồi cực kỳ nhanh. Hãy thử hình dung, khi người dùng sử dụng email có thời gian phản hồi chậm, thao tác gửi email phải mất vài phút mới được cập nhật. Khi đó, người dùng sẽ cảm thấy khó chịu và mất nhiều thời gian để làm những công việc khác. Tuy nhiên, với Outlook 365 người dùng sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này do hãng đã và đang phát triển tốc độ xử lý thuộc top đầu các ứng dụng email trên toàn thế giới.

Theo thống kê mới nhất, hơn 80% số lượng người dùng đánh giá cực kỳ cao về tốc độ phản hồi của Outlook và chọn phần mềm này để sử dụng trong doanh nghiệp. Với các tổ chức thường xuyên phải sử dụng email để trao đổi với khách hàng thì yếu tố này được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp.
Khả năng bảo mật nâng cao
Ngoài ưu điểm liên quan đến tốc độ phản hồi, Outlook 365 còn được đánh giá cao về khả năng bảo mật. Bởi lẽ, Microsoft được xem là một trong những ông lớn trong ngành cung cấp các dịch vụ luôn đảm bảo yếu tố bảo mật tốt nhất hiện nay. Ngay từ khi đăng nhập tài khoản trên thiết bị, người dùng bắt buộc phải trải qua đa lớp xác thực mới có thể truy cập được. Ngoài ra, với các thiết bị cho phép đăng nhập mới có quyền sử dụng ứng dụng Outlook nhưng được quản lý chặt chẽ mọi hoạt động bằng tài khoản Admin.
Đặc biệt hơn cả, Outlook 365 còn được trang bị thêm các ứng dụng bảo mật an toàn kết hợp khi người dùng đăng ký sử dụng gói Microsoft 365 Business như quản lý thiết bị, quản lý ứng dụng, phân loại tệp dữ liệu, lọc email spam, ngăn chặn Virus và hệ thống mã độc tấn công.
Kết nối đa dạng

Chỉ với duy nhất một tài khoản đăng ký bản quyền Outlook 365 Business, người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên 05 thiết bị ở đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, iOS, Android… Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng tài khoản này để kết nối với mạng xã hội hoặc ứng dụng của bên thứ ba một cách dễ dàng nhất. Hơn nữa, với Outlook người dùng có thể đồng nhất dữ liệu với các công cụ có trong Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, OneNote, Teams…
Không gian lưu trữ khổng lồ
Một lưu điểm tiếp theo mà người dùng cũng không nên bỏ qua chính là không gian lưu trữ khổng lồ. Mỗi tài khoản Outlook 365 sẽ được cấp dung lượng lưu trữ email là 50GB. Khi đó, người dùng có thể thoải mái lưu trữ hộp thư đến, hộp thư đi và hộp thư nháp. Ngoài ra, để tiết kiệm dung lượng một cách tốt nhất, người dùng nên loại bỏ các email spam và kết hợp sử dụng OneDrive để lưu trữ các tệp đính kèm trên nền tảng đám mây.
Với những ưu điểm thực tế trên đây, người dùng đã hiểu rõ hơn về vai trò và ưu điểm của Outlook 365 đối với doanh nghiệp hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách cài đặt phần mềm trên thiết bị máy tính và gợi ý cách sử dụng công cụ này một cách tốt nhất.
Hướng dẫn cài đặt Outlook 365
Để có thể sử dụng Outlook 365 giải quyết công việc, người dùng có thể lựa chọn 02 hình thức là cài đặt ứng dụng trên máy tính hoặc truy cập nền tảng. Nếu người dùng muốn cài đặt Outlook trên thiết bị máy tính thì có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 1: Truy cập trang chỉ chính thức của Microsoft 365 trên bất kỳ trình duyệt nào của thiết bị máy tính.
Bước 2: Tiến hành đăng nhập tài khoản với địa chỉ email và mật khẩu được cấp khi đã đăng ký thành công.
Bước 3: Truy cập vào mục Cài đặt Office và click chọn Cài đặt.
Bước 4: Hệ thống sẽ đề xuất màn hình giao diện với thông báo cài đặt ứng dụng trên thiết bị, người dùng chỉ cần chờ đợi một khoảng thời gian để thực hiện.

Bước 5: Office 365 được tải về thành công, người dùng chỉ cần mở ứng dụng Outlook như bình thường và đăng nhập sử dụng bất cứ lúc nào.
Chỉ với 05 bước thực hiện được chúng tôi hướng dẫn như trên, người dùng đã cài đặt thành công Outlook 365 trên thiết bị máy tính. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất thông qua nội dung dưới đây.
Hướng dẫn cách sử dụng Outlook 365
Để sử dụng phần mềm Outlook 365 một cách dễ dàng và tổng quan nhất, chúng tôi đã chuẩn bị cho người dùng những nội dung chi tiết bao gồm các hướng dẫn đăng nhập, gửi email, thêm liên hệ hoặc quản lý lịch làm việc.
Đăng nhập tài khoản
Để đăng nhập tài khoản Outlook mail bản quyền, sau khi đã đăng ký cài đặt trên thiết bị thành công người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tại ô tìm kiếm trên máy tính người dùng thao tác Outlook và click chọn Enter.
Bước 2: Mở ứng dụng email Outlook 365 và giao diện đăng nhập sẽ hiện ra tại đây người dùng sẽ nhập địa chỉ email và click chọn Tiếp theo.
Bước 3: Tiếp đến, người dùng sẽ tiến hành nhập mật khẩu tài khoản và click chọn nút Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất các bước đăng nhập tài khoản Outlook 365 dễ dàng.
Gửi email
Tính năng quan trọng nhất của Outlook 365 chính là gửi thư chuyên nghiệp tới đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 1: Truy cập Outlook trên nền tảng Web và click chọn Thư mới.
Bước 2: Giao diện hộp thư sẽ hiện ra và người dùng cần nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề thư, nội dung email, tệp đính kèm…
Bước 3: Click chọn nút Gửi và hoàn tất.

Ngoài tính năng gửi thư cơ bản, người dùng còn có thể thu hồi email, lên lịch gửi thư nhanh chóng, thêm danh bạ quản lý và sắp xếp công việc của cá nhân hoặc tổ chức dễ dàng.

Trên đây là những thông tin được chúng tôi gợi ý để người dùng hiểu rõ hơn về Outlook 365 và cách sử dụng phần mềm này tốt nhất. Nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan vui lòng liên hệ đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso. vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777