Để một tổ chức được vận hành theo tính chuyên nghiệp, bất cứ đơn vị nào cũng không thể bỏ qua email doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây để tham khảo về cách thức sử dụng Outlook - một trong những email được dùng nhiều nhất hiện nay.
Outlook - Giải pháp email chuyên nghiệp của Microsoft
Email doanh nghiệp Outlook được biết đến là phần mềm quản lý thông tin cá nhân cực kỳ hiệu quả của Microsoft. Hiện tại, phần mềm này đã và đang ngày càng phát triển với đa dạng các công cụ hỗ trợ người dùng như gửi nhận thư điện tử, quản lý thông tin liên lạc và công việc, tạo ghi chú, lưu trữ tạp chí và duyệt web.



Email doanh nghiệp của Outlook cho phép tối đa 300 người dùng sử dụng với email tên miền tùy chỉnh, 50GB dung lượng lưu trữ và 1TB OneDrive. Ngoài ra, phần mềm này còn được bổ sung thêm các tính năng bảo mật và tuân thủ, hỗ trợ làm việc nhóm.

Tại sao nên sử dụng email doanh nghiệp Outlook?
Tính đến thời điểm hiện tại, email doanh nghiệp của Outlook đã và đang đạt được số lượng người dùng thuộc top đầu. Vậy đâu là những ưu điểm nổi bật mà phần mềm này đang sở hữu.



Tốc độ truy cập nhanh chóng
Không một người dùng nào cảm thấy thoải mái khi sử dụng email làm việc với tốc độ chậm, với email doanh nghiệp Outlook, bạn có thể truy cập nhanh chóng hơn cả. Đặc biệt, toàn bộ email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian gửi và nhận để người dùng có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm. Hơn nữa, với các tập tin có dung lượng lớn, phần mềm này cho phép kết hợp cùng OneDrive để chuyển gửi dễ dàng, trong trường hợp email đã xóa thuộc phạm vi cho phép, người dùng cũng có thể khôi phục nhanh chóng.

Đảm bảo tính bảo mật
Email doanh nghiệp Outlook sở hữu thêm tính năng bảo mật an toàn giúp hỗ trợ chống Spam cao, ngăn chặn email công ty tới từ một hoặc nhiều các tên miền cụ thể. Đặc biệt, Outlook còn có thêm tính năng, khởi tạo email dùng chỉ một lần để tránh bộ máy spam mail. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo, xóa hoặc tiến hành thay đổi để đăng nhập địa chỉ hoặc mật khẩu tạm thời chỉ với một vài các thao tác đơn giản. Với ưu điểm này, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng mà không bị bị ảnh hưởng bởi rủi ro liên quan đến bảo mật.

Kết nối đa dạng
Người dùng sử dụng email doanh nghiệp Outlook có thể truy cập trên 5 thiết bị cùng lúc với đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, Android, iOS… Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tài khoản Outlook để tích hợp cùng với Facebook, LinkedIn hay Twitter. Đặc biệt, người dùng vừa có thể truy cập email xử lý công việc, vừa lướt mạng xã hội để cập nhật tin tức.

Các tính năng của email doanh nghiệp Outlook


Email doanh nghiệp Outlook được ứng dụng tại các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn và hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. Dưới đây là các tính năng quan trọng mà phần mềm này đang sở hữu để hỗ trợ công việc hiệu quả.

Lên lịch gửi email tên miền: Cho phép lên lịch gửi email vào khoảng thời gian phù hợp với người nhận.
Gắn cờ vào các thư: Phân loại email quan trọng để người dùng có thể dễ dàng nhận biết giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Hơn nữa, Outlook còn có thêm tính năng tạo các danh mục được mã hóa theo màu sắc riêng biệt để dễ dàng xác định email cho người dùng.
Tạo và quản lý đa dạng quy tắc: Bao gồm các quy tắc như gửi email từ người cụ thể tới một thư mục riêng biệt, chuyển tiếp email tới người nhận khác, email spam được tự động di chuyển đến thư mục rác.
Chia sẻ lịch nhanh chóng: Người dùng có thể chia sẻ lịch cùng với đồng nghiệp giúp tiết kiệm thời gian để thiết lập cuộc họp.
Thao tác gửi email tương tự: Cho phép người dùng gửi nhiều email có nội dung tương tự nhau mà không cần thao tác nhiều.
Sử dụng linh hoạt phím tắt: Outlook được thiết lập nhiều phím tắt linh hoạt điển hình như chuyển thư với CTRL + 1, truy cập lịch với CTRL + 2, chuyển vào danh bạ bằng CTRL + 3…
Hướng dẫn sử dụng email doanh nghiệp Outlook chuyên nghiệp
Để người dùng có thể sử dụng email doanh nghiệp Outlook mang tính chuyên nghiệp nhất, hãy cùng theo dõi các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Đăng ký tài khoản email doanh nghiệp Outlook bản quyền

Lưu ý, nên lựa chọn các gói đăng ký của doanh nghiệp có kết hợp cùng với nhiều ứng dụng làm việc chuyên nghiệp như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium…

Bước 2: Đăng nhập email Outlook tại địa chỉ:



Bước 3: Trải nghiệm các tính năng từ cơ bản đến nâng cao của email doanh nghiệp Outlook.

Truy cập Thư Mới để bắt đầu soạn thảo email, điền đầy đủ thông tin bao gồm nội dung thư, chủ đề, người nhận, cc và Bcc sau đó click chọn Gửi để hoàn tất.


Xem lịch làm việc trên email Outlook, người dùng click chọn từng ngày để xem chi tiết thực hiện công việc.


Quản lý danh bạ liên hệ bằng cách chọn vào biểu tượng Mọi người, tại đây bạn có thể bổ sung thêm bất cứ ai vào danh bạ.


Quản lý các tệp đính kèm trong email bao gồm cả thư gửi và nhận.


Bước 4: Hoàn tất

Trên đây là những thông tin được chúng tôi cập nhật để người dùng có thể hiểu rõ hơn về email doanh nghiệp Outlook. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có vấn đề nào cần hỗ trợ vui lòng gửi đến địa chỉ dưới đây.

Thông tin liên hệ: Mso - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777