Hệ thống ERP và lợi ích triển khai

Hệ thống ERP và lợi ích triển khai

Hệ thống ERP là gì và có lợi ích gì mà mặc dù rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại nhưng không ít doanh nghiệp vẫn sẵn sàng đầu tư để triển khai hệ thống này?
Có rất nhiều định nghĩa về ERP, như định nghĩa của DataQuest, 1996: “ERP là một hệ thống tổ hợp các quy trình làm việc và lập kế hoạch các nguồn lực của doanh nghiệp như con người, máy móc, nguyên vật liệu, tài chính, … để tạo ra giá trị tổng hợp cao nhất”.
Hay định nghĩa của Gartner Group xem ERP là “một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân đối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt dộng kinh doanh khác” và là công cụ để tự động hóa và tổ hợp lại các chức năng văn phòng như kế toán, quản lý nhân lực, tài chính và sản xuất.
Nhưng cách hiểu đơn giản và sát với thực tế nhất có lẽ xem hệ thống ERP là một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp chúng ta quản lý tất cả các họat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhờ một hệ thống liên kết các thông tin và quy trình sản xuất kinh doanh trong một hệ thống phần mềm tich hợp trong đó các module chức năng của doanh nghiệp liên kết, tương tác với nhau qua một hệ thông cơ sở dữ liệu chung
Đứng trên phương diện các quy trình hoạt đông của doanh nghiệp, hệ thống ERP thực hiện các giao dịch tương tác giữa các phòng ban qua các module/chức năng tương ứng
Chính vì sự phức tạp của các modules chức năng và sự tương tác giữa các modules với nhau nên rất nhiều công ty khi triển khai, nếu không chuẩn bị kỹ thường gặp thất bại. Tuy vậy, nếu triển khai thành công hệ thống ERP, sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích cả cho lợi ích tổng thể của doanh nghiệp cũng như lợi ích cuả từng phòng ban. Cụ thể đối với doanh nghiệp, lợi ích về mặt hệ thống khi triển khai thành công ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp:
• Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin
• Cung cấp thông tin tức thời
• Tích hợp thông tin thông qua toàn bộ chuỗi cung ứng
• Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time
• Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả,
• Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa, không tạo ra giá trị gia tăng.
• Gỉam tồn kho
• Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của toàn bộ doanh nghiệp.
• Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
• Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh.
• Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Dưới góc độ các phòng ban, ERP đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực giúp các phòng ban hoạt đông hiệu quả hơn. Cụ thể đối với phòng kinh doanh, ERP giúp:
• Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng.
• Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…
• Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…
• Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho, …
Đối với bộ phận sản xuất, ERP giúp:
• Tăng năng suất.
• Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự
báo.
• Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phôi, quản lý nguyên vật liệu
• Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn. Về mặt tài chính, kế toán ERP giúp:
• Theo dõi công nợ chặt chẽ làm giảm thiểu nợ quá hạn.
• Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách
• Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá:
– Mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính
– Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho công tác quản lý điều hành
• Có sẵ dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn.
• Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược. Về mặt hậu cần:
• Liên kế hệ thống phân phối với các chức năng khác như: sản xuất, bán hàng, báo cáo tài chính.
• Cho phép báo cáo về các chỉ số hiệu quả hoạt động trong quá khứ và tương lai.
• Thống nhất các chỉ số đo hiệu quả hoạt động cho các: liên chức năng, phục vụ các quy trình sản xuất kinh doanh, phục vụ khách hàng.
Về mặt nhân sự:
• Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự
– Lương, chế độ chính sách
– Kế hoạch tuyển dụng
– Chi phí công tác và di chuyển
• Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế
• Xem nhân viên là khách hàng đặc biệt
– Thang bậc phát triển nhân sự
– Điều phối đào tạo,
• Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách.
Chính với những lợi ích to lớn như trên, mặc dù phải đối mặt rất nhiều thách thức, rủi ro khi triển khai dự án ERP, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sẵn sàng đầu tư cho triển khai ERP ở doanh nghiệp mình. Do đó, vấn đề quan trọng ở đây, chúng ta cần nhận diện những thách thức và rủi ro đó để có những phương pháp tiếp cận phù hợp khi triển khai ERP.

Sau đây là 10 lý do tại sao 8/10 triển khai ERP thất bại

55-75% thất bại do không đạt được mục đích
35% không nhận được giá trị doanh nghiệp
50% Dự án quản lý thất bại (PMOs)
60% không đạt được theo ngân sách, thời gian và chất lượng
Doanh nghiệp đang tiếp tục tìm kiếm các công nghệ hoạch định nguồi lực như một giải pháp cho chiến lược và những thách thức kinh doanh chiến thuật. Tuy nhiên việc lựa chọn giải pháp ERP thường trở thành thách thức mới.

Chú trọng vào những vấn đề như đánh giá, lựa chọn và triển khai giải pháp ERP để đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn phù hợp với những kỳ vọng của mình
1. Thiết lập công ty, đo lường mục tiêu ngay từ đầu
Theo báo cáo của Standish Group năm 2014, hơn 8/10 dự án không đáp ứng được kỳ vọng. Thậm chí, 35% công ty đã triển khai dự án không nhận được những giá trị kỳ vọng, dựa theo cuộc khảo sát PwC Global. Tại sao lại vậy?

Doanh nghiệp thường hay không xác định được các chỉ số thành công dự án cụ thể hoặc không tin tưởng vào nhà cung cấp ERP trong việc xác định các chỉ số. Do đó, những dự án ERP thành công thường có sự đo lường một cách rõ ràng, cụ thể, có thể đạt được, mục tiêu báo cáo và mục tiêu gắn liền với công ty (giá trị cụ thể của doanh nghiệp). Dự án ERP thành công sẽ không có sự mơ hồ và khó đo lường mục tiêu.

2. Kiểm soát phạm vi
Nhà cung cấp ERP thường nêu bật chiều sâu của những đặc tính, chức năng và khả năng của giải pháp ERP nhưng lại không xác định được phạm vi của dự án dẫn đến khó đạt được những kỳ vọng. Họ thường đưa ra những phạm vi lớn kiểu như doanh nghiệp sẽ được khai thác hết tất cả các đặc điểm cũng như chức năng được phép trong giải pháp ERP kết quả là không quản lý được phạm vi dự án dẫn đến không thiết lập được ngân sách và kế hoạch thời gian cho dự án

Dự án ERP thành công có phạm vi rõ ràng và có thể thực hiện được để đáp ứng các yêu cầu. ERP là một hành trình về sự cải tiến liên tục được xây dựng từ nền tảng để thành công thông qua việc kiểm soát và cách tiếp cận. Thêm vào đó, triển khai thành công dự án thường phải có quy trình kiểm soát thay đổi được xác định rõ ràng, không bao giờ cho phép tiếp cận quá mức và tình trạng leo thang phạm vi.

3. Truyền thông hiệu quả
Truyền thông thường là sự khác biệt giữa thành công hay thất bại. Truyền thông hiệu quả sẽ đảm bảo được sự liên kết, phối hợp và hiểu biết giữa các bên và các yêu cầu cho một dự án thành công. Những sự gián đoạn về mặt truyền thông tin lẫn nhau sẽ dẫn tới việc tăng cao khả năng thất bại. Thêm vào đó, việc truyền thông tin không hiệu quả sẽ dẫn tới tăng chi phí gây nên gánh nặng lớn cho ngân sách dự án.

Dự án ERP thành công cần xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả ngay khi dự án bắt đầu.

4. Quản trị dự án một cách phù hợp
Năm 2014, Gartner báo cáo rằng việc tỉ lệ triển khai quản trị dự án hơn 50%. Cuộc khảo sát IBM năm 2015 cho thấy 40% dự án đạt được theo kế hoạch trong khi đó 60% còn lại thất bại.

Rất thường xuyên, việc quản trị dự án dường như chưa được đặt đúng chú trọng cho dự án dẫn tới những rủi ro tiềm ẩn.

5. Chọn đúng đối đội ngũ tư vấn cho nhóm của bạn
ERP tiếp tục tăng trưởng dựa trên sự phức tạp và tùy chọn nền tảng lựa chọn. Gartner dự đoán rằng 90% doanh nghiệp thiếu khả năng tích hợp các ứng dụng doanh nghiệp hiện đại cho do thiếu kỹ năng, kiến thức và khả năng giải quyết phức tạp liên quan.

Đảm bảo dự án thành công bằng việc có đội ngũ tư vấn sẽ đem đến những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm công nghệ, quy trình chuẩn hóa, tập trung vào từng ngành, hội nhập văn hóa, chứng minh ERP thành công. Đội ngũ triển khai tư vấn liên tục được kết nối vào nhóm của bạn và tập trung vào việc xây dựng một mối quan hệ lâu dài được xây dựng trên sự tin cậy và thành công lẫn nhau.

6. Thành lập và ưu tiên chiến lược quản lý thay đổi
Thay đổi là khó khăn và phức tạp. Quản lý sự thay đổi trong kết hợp với một dự án ERP là vô cùng khó khăn. Nhiều lần, các doanh nghiệp đánh giá thấp đáng kể các nỗ lực cần thiết để chuyển qua thực hiện vào việc áp dụng thành công của một hệ thống ERP mới và quy trình.

Quản lý thay đổi thành công bắt đầu với sự hiểu biết về nỗ lực và tầm quan trọng gắn liền với mức độ thay đổi, tiếp theo là chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi đã được kiểm chứng, bao gồm các nguồn lực, giao tiếp, hỗ trợ và thực hiện đúng. Quản lý thay đổi hiệu quả là rất quan trọng để giảm đáng kể rủi ro về ERP.

7. Nhóm nhân viên nội bộ
Trong quá trình triển khai ERP, hầu hết các doanh nghiệp không dành đủ nguồn lực nội bộ hoặc, thậm chí tệ hơn, đưa các nguồn lực nội bộ đúng vào dự án ERP của họ vẫn dẫn đến thất bại về ERP. Việc phân bổ nhân sự cho dự án là cực kỳ quan trọng.

8. Có một kế hoạch kiểm tra tốt và được xác định và theo sau đó.
Ngay cả với tất cả các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, ngân sách và tài nguyên tốt nhất, các dự án ERP có thể dẫn đến thất bại nếu không được xác nhận hợp lệ thông qua kiểm tra nghiêm ngặt. Trong thực tế, phần lớn các dự án triển khai ERP thất bại do quy hoạch kiểm tra không phù hợp và hoàn thành.

Các kế hoạch kiểm tra sẽ làm tăng đáng kể thành công của dự án ERP bằng cách đảm bảo rằng yêu cầu về kinh doanh, kỹ thuật, người sử dụng và hiệu suất được đáp ứng và hoạt động tốt trước khi đi vào hoạt động
that bai khi trien khai erp 04
9. Đào tạo người sử dụng
Thảm họa thất bại ERP xảy ra khi người dùng thất bại trong việc áp dụng, sử dụng, khai thác và giải pháp. Đào tạo người dùng phải tập trung vào hai chiều:

Bao gồm rộng rãi – đào tạo tất cả người dùng và không chỉ là một tập hợp con người dùng nhỏ hơn
Đào tạo về chất chứ không phải màn hình – tập trung vào công việc / quá trình thay vì tính năng / chức năng
Xem xét năm khái niệm này đào tạo người dùng và làm thế nào họ có thể làm tăng thành công cho ERP đối với dự án hiện tại hoặc tương lai của bạn:
1. Ưu tiên đào tạo ngay từ đầu
2. Trộn các phương pháp đào tạo để đáp ứng các nhu cầu đào tạo khác nhau
3. Bắt đầu tập luyện trước đó, thay vì trước khi vận hành
4. Tiến hành đào tạo theo vai trò
5. Cung cấp nhiều cơ hội đào tạo thực hành
Cuối cùng, những người sử dụng ERP đem lại giá trị và lợi ích cho doanh nghiệp. Đảm bảo rằng chúng được trang bị để biến dự án ERP của bạn thành một thành công lớn.

10. Customization
Mỗi dự án ERP có xu hướng lạc quan “lạc quan” bao gồm tất cả mọi thứ có thể vào dự án, thường dẫn đến yêu cầu tuỳ biến phức tạp và tốn kém. Có nhiều cách để đạt được dưới một cách tiếp cận tiêu chuẩn, không rườm rà để thực hiện.

Những lợi ích là:

• Tiết kiệm doanh nghiệp của bạn rất nhiều thời gian và tiền bạc
• Hiệu suất của hệ thống ít bị ảnh hưởng
• Cộng đồng người dùng sẽ nâng cao thông qua và sử dụng
• Nâng cấp và bảo dưỡng sẽ nhanh hơn và rẻ hơn
• Tích hợp các chức năng trong tương lai sẽ được dễ dàng hơn

Chống lại quan điểm chung rằng “… kinh doanh của chúng tôi khác với mọi thứ khác mà chúng tôi cần phải có một ứng dụng ERP có khả năng tùy biến cao.” Thay vào đó, chúng ta hãy cùng khám phá tất cả các khả năng mà các giải pháp hiện đại của hệ thống ERP hiện có và đặt ra để sử dụng đầu tiên, giữ các tuỳ chỉnh tối thiểu, nếu có. Chỉ bao gồm những tuỳ chỉnh thực sự độc đáo cho doanh nghiệp và mang lại giá trị kinh doanh đáng kể.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Mỗi doanh nghiệp có cơ hội để đánh giá, lập kế hoạch, và kế hoạch, và thực hiện theo hướng ERP thành công hay thất bại – sự chắc chắn hoặc không chắc chắn. Bạn sẽ chọn cái nào?

This rather valuable message

Thấy bây giờ sử dụng Odoo để làm ERP nhiều!
https://vinasupport.com/odoo-la-gi-h...-ubuntu-18-04/

Những nguyên nhân thất bại của dự án ERP trên đều hợp lý và theo mình là số 1 & 3 quan trọng nhất. Tuy nhiên còn thiếu một nguyên nhân nữa là sự hỗ trợ và cam kết của đội ngũ lãnh đạo. Cam kết ở đây không phải là cam kết đầu tư tiền mà là cam kết đồng hành tháo gỡ những nút thắt trong quá trình triển khai ERP. Vấn đề đó cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng lớn đến thành bại của dự án.