7 Bí kíp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả

Quản lý công nợ là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Bởi giá trị sản phẩm/dịch vụ nếu lỏng lẻo trong quản lý nợ là có thể dẫn đến thất thoát.

1. Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng

Hiệu quả của hoạt động thu hồi các khoản phải thu trong công ty là sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác như: bộ phận Bán hàng, Kinh doanh, thậm chí cả Ban Giám đốc.
Yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ dưới dạng tài liệu đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này.

2. Lưu trữ thông tin chi tiết về khoản nợ

Kế toán công nợ cần lưu trữ thông tin chi tiết về khoản nợ. Thông tin chi tiết, rõ ràng là cơ sở để đối chiếu nợ và liên hệ với khách hàng khi cần thiết. Bất cứ khi nào có khoản nợ phát sinh, kế toán cần lưu lại toàn bộ thông tin cơ bản như tên khách hàng, số điện thoại liên hệ, số lượng mặt hàng bán ra, tổng tiền hàng ghi nợ kèm theo ngày giờ cụ thể và chữ ký của khách.

3. Thiết lập chính sách chi trả nợ

Thiết lập chính sách chi trả nợ rõ ràng là vô cùng cần thiết để quản lý các khoản nợ chính xác và hiệu quả. Chủ doanh nghiệp và kế toán công nợ cần xác định rõ ràng những tiêu chí như: Doanh nghiệp cho phép khách ghi nợ trong bao lâu? Điều kiện để được chấp nhận nợ là gì? Biện pháp xử lý khi khách hàng thanh toán chậm là như thế nào?...Những chính sách và điều khoản rõ ràng sẽ giúp hạn chế tối đa tranh chấp.

4. Xây dựng phương án dự phòng

Với phần lớn những trường hợp rủi ro lớn dẫn tới phá sản do quản lý không tốt công nợ, nguyên nhân chủ quan xuất phát từ phía chủ doanh nghiệp không có biện pháp dự phòng. Trong bất kỳ trường hợp nào, chủ doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn cho mình những phương án đối phó các tình huống không thu hồi được nợ.
Ngoài khoản dự phòng, với những hóa đơn hàng lớn, cần thương lượng với khách thanh toán trước một phần, thậm chí không cho ghi nợ nếu cảm thấy tiềm tàng nhiều nguy cơ.

5. Đánh giá và tìm cách cải thiện quy trình khoản phải thu

– Chuyển tiền: Thay vì các phương thức thủ công truyền thống, nên sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tự động hóa quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ Ban Giám đốc và việc “xác nhận” thanh toán của khách hàng.
– Quản trị tín dụng của khách hàng: Xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng; cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng sẽ giúp giảm việc trì hoãn thanh toán.
– Thu hồi nợ: Doanh nghiệp xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, linh động

6. Thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động công nợ

Các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được hoạt động các khoản phải thu. Hiện các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động của công nợ phải thu như:
- vòng quay các khoản phải thu
- tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu
- sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu.
Các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 03 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo chi tiết và nắm rõ bởi các bộ phận liên quan trong công ty.
Các khoản phải thu sẽ xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp thu về trong tương lai. Đây cũng là loại tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần có trách nhiệm thu hồi.
Cân đối được tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý cộng với quản lý công nợ phải thu với mộtphần mềm kế toán quản trị công nợ tốt… sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi công nợ chặt chẽ, thu nợ kịp thời, tránh bỏ sót; giúp cho doanh nghiệp có dòng tiền vào ổn định.

7. Sử dụng phần mềm để quản lý công nợ khách hàng

Thay vì sử dụng sổ sách - phương pháp quản lý theo lối cũ, chủ kinh doanh nên tìm hiểu ngay phần mềm quản lý doanh nghiệp trong quản lý công nợ - phần mềm sẽ giúp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin về sản phẩm, giao dịch mua bán, thu chi..., công nợ của khách hàng cũng được tự động cập nhật nhanh chóng, chính xác về thông tin khách mua hàng, số lượng sản phẩm, tổng tiền cùng với thời gian cụ thể. Đồng thời mỗi khi có sự thay đổi, công nợ sẽ được hệ thống cập nhật tự động, hoàn toàn chính xác, chủ kinh doanh không cần mất công tính toán.

Vậy giải pháp nào sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả? Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP và đăng ký dùng thử Miễn phí.