Cách viết mail để xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phù hợp

Theo quy định của luật lao động Việt Nam, mỗi nhân sự sẽ có 12 ngày phép mỗi năm. Tuy nhiên, để nghỉ phép thuận lợi, nhân viên phải làm xin nghỉ phép và được cấp trên phê duyệt. Thời đại công nghệ hiện nay, nhân viên có thể sẽ gửi email thay vì đơn nghỉ phép in giấy. Viết bằng tiếng Việt đã quá quen thuộc, nhưng viết bằng tiếng Anh đôi khi lại khó thể hiện câu chữ. Vì vậy, bài viết hôm nay TalentBold sẽ hướng dẫn các bạn cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh thế nào hay và đúng chuẩn.

I. Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Một mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đầy đủ cần bao gồm những nội dung sau:

1. Tiêu đề email (Subject)
Tiêu đề email nên đưa ra thông tin về hình thức “nghỉ phép” mà bạn sắp thực hiện, nhằm giúp người quản lý phê duyệt thuận lợi nắm bắt thông tin.

Dưới đây là những hình thức nghỉ phép thường được sử dụng nhiều nhất:

Nghỉ phép hàng năm : Annual leave application

Nghỉ thai sản : Maternity leave application

Nghỉ do bị bệnh : Sick leave application

Nghỉ phép để chăm sóc người nhà bị ốm : Leave application due to the illness of a family member

Nghỉ phép khi có người thân trong gia đình mất : Leave application due to death in the family

Nghỉ phép một ngày : Leave application for marriage

Nghỉ phép nửa ngày : One-day leave application

Nghỉ phép để kết hôn : Half-day leave application

Kèm theo sau có thể là thời gian bạn muốn xin nghỉ

Ví dụ : One-day leave application _ Date : March 30th, 2021


>>>> Xem thêm: Mẫu mail xin nghỉ phép có việc riêng

2. Lời chào đầu email
Khởi đầu của phần thân email bao giờ cũng là lời chào đến người trực tiếp sẽ nhận mail xin nghỉ việc và phê duyệt. Đó có thể là trưởng phòng của bạn hoặc trưởng phòng nhân sự của công ty.

Ví dụ : Dear Mr. Johnson,

Dear Mrs. Jennifer,

3. Lý do nghỉ phép
Người quản lý có rất nhiều công việc cần giải quyết trong ngày, vì vậy, với những email cần phê duyệt gấp như mail xin nghỉ việc, bạn nên đi thẳng vào trọng tâm ngay phần thân email.

Ví dụ :

I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term/ short-term/one-day/ half-day leave.

4. Thời gian nghỉ phép cụ thể
Đây là thông tin chắc chắn không thể thiếu, liên quan trực tiếp đến việc mail xin nghỉ phép của bạn có được phê duyệt hay không. Vì trước khi duyệt mail, người quản lý sẽ phải kiểm tra lịch trình làm việc của tất cả nhân sự thuộc bộ phận của bạn, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong suốt thời gian bạn vắng mặt.

Bạn có thể ghi khoảng thời gian bạn muốn nghỉ hoặc ghi mốc thời gian bạn sẽ quay lại làm việc (nếu bạn muốn nghỉ phép ngay lập tức).

Ví dụ:

Kindly allow me a week-long leave, from {date} until the {date}.

I plan to return to work next week on {date}

5. Sắp xếp công việc khi vắng mặt
Hãy thể hiện tinh thần trách nhiệm với công việc, với tổ chức thông qua việc sắp xếp kế hoạch làm việc trong thời gian bạn vắng mặt

Bàn giao công việc cụ thể cho đồng nghiệp cụ thể

Thường xuyên mở điện thoại để giải quyết phát sinh công việc khi cần

Ví dụ :

As I am going to be away for a long time, I have authorized {tên đồng nghiệp} to take over my responsibilities.

During the days of my absence from office, I can be reached at {email / số di động}.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Làm gì khi xin nghỉ việc và thất nghiệp một thời gian


6. Kết mail
Một email hoàn chỉnh không thể thiếu phần lời chào kết mail và chữ ký, đây còn được xem là phép lịch sự trong trình bày thư điện tử (email)

Ví dụ :

Yours Sincerely,

{Tên của bạn}

II. Ví dụ điển hình mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Tình huống nghỉ phép của mỗi nhân sự đều khác nhau, nhưng tựu chung lại đều ở những trường hợp phổ biến sau:

1. Nghỉ phép thông thường
Subject: Casual leave application _ Date : …. to ……

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

I am writing this application to request for five days leave. The reason for my week-long leave is that I have to attend a vacation from {date} to {date}.

This is a vacation to my hometown with my family once a year. I have delegated my current project to {tên đồng nghiệp}. He/she very well understands about my project and is capable of handling the task without any difficulties. In fact, it is only the final part that is left to be carried out by him/her.

During the days of my absence from office, I can be reached at {email / số di động của bạn}.

I will return to the office on {date}. In case I want to resume the work sooner or later than the stated date, I will let you know well in advance.

Yours Sincerely,

{Tên của bạn}

2. Nghỉ thai sản
Subject: Maternity leave application _ Date : …… to ……

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

I hope that this letter finds you in the best of health. This letter concerns my request regarding maternity leave from {date} to {date}. It is going to be a three-month leave, and I will rejoin soon after that.

As I am going to be away for a very long time, I have authorized {tên đồng nghiệp} to take over my responsibilities.

I have attached my medical certificate, along with other important details, required to avail the leave.

In the case of an emergency, please contact me at {số di động}.

Yours Sincerely,

{Tên của bạn}

3. Nghỉ do bị bệnh
Subject: Sick leave application _ Date : ….. to ……

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

I am writing to notify you that I need sick leave from work because of a severe viral infection. I caught the infection yesterday evening and since then have been feeling very weak.

As per the doctor, I need to take medication for five days, along with proper rest for at least a week. The letter from the doctor is attached, confirming the need of time to recover from the illness.

Kindly allow me a week-long leave, until the {date}. Should I require an extended period off, I will let you know as early as possible.

Please feel free to contact me at your convenience, should you have any questions or require clarification concerning the ongoing project. Thank you for your quick attention to this matter.

Sincerely,

{Tên của bạn}

4. Nghỉ phép một ngày / nửa ngày
Subject: One-Day / Half-Day Leave Application _ Date : ……

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the {date} / on afternoon {date} of this month. I have an English test on that time. I will be back in the office the next day in the morning without fail.

You can contact me at my number in case of questions or clarifications. I have emailed you a copy of the work plan for the day I plan to take leave. I am sure the team will handle everything perfectly during my absence.

I apologise for any inconvenience caused due to my absence and hope that you will understand my situation.

Sincerely,

{Tên của bạn}



Nội dung hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh trong bài viết của TalentBold mang tính phổ biến khá cao, phù hợp với đại đa số trường hợp xin nghỉ phép. Vì vậy, bạn có thể áp dụng mà không phải lo lắng về câu chữ hay ngữ pháp trong email. Tùy tình huống thực tế, bạn có thể thay đổi lý do dựa trên khung nội dung đã gợi ý.


Trải nghiệm dịch vụ " Trợ lý tuyển dụng thuê ngoài" do TalentBold nghiên cứu, phát triển và cung cấp cho các doanh nghiệp. Phù hợp cho tất cả loại hình doanh nghiệp: Startup, Doanh nghiệp nhỏ & vừa, Doanh nghiệp lớn, Tập đoàn,....


Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet