binhvd_86
07-09-2011, 13:59
Phần mềm quản lý công việc – dự án onlnie V-PROJECT
Bạn là người quản lý, do đặc thù công việc nên thường xuyên phải ra ngoài, tiếp khách, gặp đối tác hoặc đi công tác. Và cách để quản lý và kiểm soát được các công việc hàng ngày cũng như các công việc liên quan đến dự án thường thông qua các báo cáo hoặc qua các cuộc trao đổi bằng Email hoặc điện thoại. Với cách quản lý thủ công này thì hiệu quả công việc bị giảm đi rất nhiều và gặp nhiều khó khăn do khó theo dõi cũng như quản lý thông tin. Việc kiểm tra, giám sát, điều hành, đánh giá kết quả công việc của cấp dưới lại càng khó khăn. Vì mọi con số thống kê, báo cáo đều phải chờ cấp dưới gửi lên và những con số này đôi khi không chính xác, với cách làm này người quản lý luôn ở thế bị động. Ngoài ra, nhân viên cũng rất lung túng trong việc báo cáo tiến độ, kết quả công việc với lãnh đạo của mình, đồng thời việc tổng hợp công việc đã làm được cũng như chưa làm được theo định kỳ bị manh mún, không tập trung dẫn đến mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả của các công việc.
Vấn đề cần giải quyết của bài toán đó là làm sao để xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin công việc được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, tổng hợp, thống kê và báo cáo lại thực sự nan giải nếu quá trình này được xử lý theo dạng thủ công như trước đây. Người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình giao việc, kiểm tra, đốc thúc cũng như kiểm soát các công việc của nhân viên. Đó chính là những lý do mà V-Project ra đời, V-Project được xây dựng và phát triển trên nền tảng các ứng dụng Web, hoạt động trong môi trường mạng Intranet hoặc Internet. Với V-Project sẽ không phải tải về hay cài đặt mà chỉ cần sử dụng các trình duyệt có cài trên máy như Internet Explorer, FireFox, Chrome .....). Doanh nghiệp chỉ cần có một hệ thống mạng nội bộ là đã có thể khai thác và sử dụng tốt các chức năng của V-Project, nếu có sự kết nối Internet, hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn, khi việc sử dụng không còn bị giới hạn bởi các khoảng cách địa lý, không bị khống chế bởi thời gian.
I. LỢI ÍCH
1. Đối với doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống tài liệu tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Xây dựng môi trường và cung cấp công cụ để từng cán bộ công nhân viên có thể tự quản lý và tự chủ phát huy sáng tạo, cải tiến công việc
Giảm chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công việc
Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công việc, phân công công việc
Lưu trữ công việc an toàn và dễ dàng tra cứu các công việc đã qua
Giảm được các cuộc họp liên miên
Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy năng lực sản xuất
Giảm chi phí điều hành của doanh nghiệp
Nâng cao kỹ năng của các phòng ban và nhân viên
Rút ngắn thời gian thực hiện dự án
Quản lý hiệu quả tài nguyên
Cải thiện giao tiếp dự án
Nâng cao sự hợp tác nhóm dự án
Cải thiện quy trình tổng thể dự án
Đảm bảo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự
Tránh tình trạng tức giận, thất vọng, bất mãn và cảm giác không công bằng
2. Đối với người quản lý
Nâng cao năng lực ước lượng và lập kế hoạch thực hiện dự án
Quản lý nhân viên tốt hơn
Quản lý thời gian - Tổ chức công việc hiệu quả
Phân tích công việc và đánh giá hiệu quả làm việc
Tìm kiếm, tra cứu công việc dễ dàng
Xem và kiểm tra được các danh sách công việc của các nhân viên bất kì lúc nào, bất cứ ở đâu
Quản lý được tiến trình thực hiện công việc
Trao đổi công việc dễ dàng giữa người quản lý với nhân viên cũng như giữa các nhân viên vơi nhau
Thống kê theo từng phòng ban, từng nhân viên dễ dàng
Đánh giá được tốt hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có phương án đôn đốc kịp thời và đặc biệt là có cơ sở, căn cứ để chỉnh đốn nhân viên một cách hiệu quả
Đánh giá được nguồn lực thực tế cho mỗi dự án so với nguồn lực dự kiến để từ đó có thể có các điều chỉnh cho các dự án sau
3. Đối với nhân viên
Sắp xếp công việc khoa học
Quản lý thời gian hiệu quả
Tự xác định mục tiêu hàng ngày làm việc của mình
Quản lý thời gian hiệu quả
Giúp nhân viên phát huy hết khả nǎng
Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng
Thực hiện công việc theo mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp
Nắm bắt được công việc mình phải làm gì, ai giao, khi nào hoàn thành
Đánh giá được hiệu quả công việc của mình
Giúp ngăn chặn bất cứ sự trượt kế hoạch, và giúp bạn hoàn thành công việc đúng theo thời gian
II. CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT
1. Bảo mật an toàn: Dữ liệu luôn được tự đông sao lưu dự phòng, lưu lại dấu vết của việc xoá; sửa
2. Chính xác tốc độ: V-PROJECT tìm kiếm dữ liệu theo các thông tin đầu vào tuyệt đối chính xác, và với việc luôn luôn cập nhật công nghệ mới sẽ giúp phần mềm tăng tốc độ trong việc xử lý và tìm kiếm
3. Thân thiện: PROJECT được thiết kế để giúp người dùng quản lý dễ dàng tất cả mọi chức năng của ứng dụng. Các biểu tượng, trợ giúp, giao diện, cho phép thao tác rất dễ dàng
4. Giàu tính năng: V-PROJECT được xây dựng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Quản trị, bảo mật và người dùng được quản lý và sửa đổi dễ dàng qua các công cụ này
5. Dễ cài đặt: V-PROJECT có thể cài đặt và chạy chỉ trong vòng mười phút
6. Đa ngôn ngữ: V-PROJECT có đặc tính đa ngôn ngữ cho phép người quản trị dễ dàng dịch ứng dụng từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác
7. Phân quyền chặt chẽ: V-PROJECT có thể mở rộng các vai trò mới và cho phép quản trị thêm người sử dụng vào các vai trò đó. Các module chức năng được người quản trị phân quyền cho các vai trò với các quyền xem, sửa, xóa, download khác nhau
8. Mở rộng: V-PROJECT cho phép mở rộng không giới hạn các tính năng mới theo yêu cầu của người sử dụng và không hề làm ảnh hưởng đến các chức năng đang hoạt động, không hề làm gián đoạn sự vận hành liên tục của chương trình
9. Dễ triển khai, dễ sử dụng: Cài đặt trên 1 máy tính, sử dụng mọi lúc, mọi nơi
10. Nền tảng: Xây dựng trên giao diện Website, sử dụng đơn giản, dể dàng
III. TÍNH NĂNG
1. Phân hệ Công việc
a. Thiết lập – Phân quyền
Phần mềm cho phép phân cấp trong giao việc theo chức vụ, theo phòng ban. Với chức năng này, người quản trị có thể dễ dàng trong việc phân cấp giao việc, tránh tình trạng cấp dưới giao việc lên cấp trên, các phòng ban, bộ phận giao việc cho Ban giám đốc
Lựa chọn được chức vụ có trách nhiệm nhận các công việc mà phòng phải thực hiện
Thiết lập số ngày báo trước các công việc sắp đến hạn, số lần gửi nhắc nhở thông báo, những thông báo này được thực hiện qua Email, SMS
Thiết lập số lượng lưu trữ các thông tin người sử dụng vừa xem
b. Giao việc
Giao việc theo phòng ban: Khi đó công việc được giao trực tiếp tới phòng ban, người được phân quyền sẽ biết được phòng có công việc phải thực hiện. Người quản lý bộ phận có thể trực tiếp thực hiện hoặc giao lại cho cán bộ trong phòng thực hiện
Giao việc theo cá nhân: Có thể giao việc cho các cán bộ khác theo phân cấp, mỗi công việc bao giờ cũng có người xử lý chính, nhiều người phối hợp và có thể lựa chọn thêm nhiều người theo dõi. Khi công việc đã hoàn thành thì chỉ người xử lý chính mới được phép chuyển trạng thái, một công việc được coi đã kết thúc chỉ khi người giao việc xác nhận. Khi công việc được giao đến 1 người nào đó, nếu công việc không đúng thẩm quyền, chức năng hoặc vì một lý do nào đó người được giao có thể từ chối
Tự giao việc cho bản thân
Chuyển công việc
c. Tiện ích
Hệ thống nhắc việc khi có công việc mới
Gửi Email và SMS khi có công việc được giao, phối hợp xử lý hoặc theo dõi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi công việc thay đổi trạng thái
Báo đến hạn hoàn thành công việc
Gửi Email và SMS khi một công việc bị từ chối
Quản lý lịch sử công việc như: Thời gian tạo, Thay đổi trạng thái, Lưu chuyển, Thêm nhận xét, Thêm tài liệu….
Cho phép đưa công việc vào lịch cá nhân
Đánh dấu các công việc quan trọng hay các công việc cần ghi nhớ
Lưu và xem các thông tin mới nhất vừa xem
Trao đổi, bình luận về công việc
Quản lý các công việc liên quan đến 1 công việc, giống như phần theo dòng sự kiện của Tin tức
Quản lý tài liệu liên quan đến công việc
Quản lý danh sách công việc được giao: Bao gồm danh sách các công việc cần phải thực hiện
Quản lý danh sách công việc đã giao: Bao gồm danh sách các công việc mình đã giao cho người khác thực hiện
Quản lý danh sách công việc theo dõi: Bao gồm danh sách các công việc mình không trực tiếp thực hiện mà chỉ cần theo dõi tiến độ, quá trình thực hiện
Quản lý danh sách công việc từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình đã từ chối người giao việc
Quản lý danh sách công việc bị từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình giao cho người khác nhưng bị từ chối
d. Thống kê
Mỗi cán bộ khi đăng nhập, V-PROJECT sẽ đưa ra các con số thống kê bao gồm
Công việc mới
Công việc chưa hoàn thành
Công việc quá hạn
Công việc đến hạn trong ngày
Công việc đến hạn ngày mai
Công việc cần duyệt
Công việc từ chối
Công việc bị từ chối
e. Báo cáo
Tất cả các báo cáo đều được kết xuất dữ liệu ra file Excel
Xem báo cáo cá nhân
Xem báo cáo phòng ban/ bộ phận
2. Phân hệ dự án
a. Thiết lập – Phân quyền
Phần mềm cho phép các thành viên tham gia dự án được phép giao việc cho người quản lý dự án
Thiết lập số ngày báo trước các công việc sắp đến hạn, số lần gửi nhắc nhở thông báo, những thông báo này được thực hiện qua Email, SMS
Thiết lập số lượng lưu trữ các thông tin người sử dụng vừa xem
b. Lập dự án
Mỗi dự án là 1 một công việc lớn gồm nhiều giai đoạn và nhiều nhóm công việc
Một dự án bao gồm: người quản lý, các thành viên tham gia, những người theo dõi
b. Giao việc
Giao việc theo cá nhân: Có thể giao việc cho các cán bộ tham gia theo từng dự án, mỗi công việc bao giờ cũng có người xử lý chính, nhiều người phối hợp và có thể lựa chọn thêm nhiều người theo dõi. Khi công việc đã hoàn thành thì chỉ người xử lý chính mới được phép chuyển trạng thái, một công việc được coi đã kết thúc chỉ khi người giao việc xác nhận. Khi công việc được giao đến 1 người nào đó, nếu công việc không đúng thẩm quyền, chức năng hoặc vì một lý do nào đó người được giao có thể từ chối
Tự giao việc cho bản thân
Chuyển công việc
c. Tiện ích
Gửi Email và SMS đến các thành viên tham gia, theo dõi dự án và quản lý dự án
Hệ thống nhắc việc khi có công việc mới
Gửi Email và SMS khi có công việc được giao, phối hợp xử lý hoặc theo dõi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi trạng thái công việc thay đổi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi trạng thái công việc thay đổi
Báo đến hạn hoàn thành công việc
Gửi Email và SMS khi một công việc bị từ chối
Gửi Email và SMS đến các thành viên dự án khi có thông báo mới
Quản lý lịch sử dự án như: Thời gian tạo, Thay đổi trạng thái, Lưu chuyển, Thêm thông báo, Thêm giai đoạn, Thêm nhóm công việc, Thêm tài liệu….
Quản lý tài liệu dự án
Quản lý thông báo dự án
Quản lý các giai đoạn dự án
Quản lý nhóm công việc dự án
Cho phép đưa công việc vào lịch cá nhân
Đánh dấu các công việc quan trọng hay các công việc cần ghi nhớ
Lưu và xem các thông tin mới nhất vừa xem
Trao đổi, bình luận về công việc
Quản lý danh sách dự án tham gia
Quản lý danh sách dự án quản lý
Quản lý danh sách dự án theo dõi
Quản lý danh sách dự án theo dõi
Quản lý tài liệu liên quan đến công việc
Quản lý danh sách công việc được giao: Bao gồm danh sách các công việc cần phải thực hiện
Quản lý danh sách công việc đã giao: Bao gồm danh sách các công việc mình đã giao cho người khác thực hiện
Quản lý danh sách công việc theo dõi: Bao gồm danh sách các công việc mình không trực tiếp thực hiện mà chỉ cần theo dõi tiến độ, quá trình thực hiện
Quản lý danh sách công việc từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình đã từ chối người giao việc
Quản lý danh sách công việc bị từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình giao cho người khác nhưng bị từ chối
d. Thống kê
Mỗi cán bộ khi đăng nhập, V-PROJECT sẽ đưa ra các con số thống kê bao gồm
Công việc mới
Công việc chưa hoàn thành
Công việc quá hạn
Công việc đến hạn
Công việc đến hạn ngày mai
Công việc cần duyệt
Công việc từ chối
Công việc bị từ chối
Dự án tham gia
Dự án theo dõi
Dự án quá hạn
e. Báo cáo
Tất cả các báo cáo đều được kết xuất dữ liệu ra file Excel
Xem báo cáo dự án
Xem báo cáo công việc
IV. CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG
V-PROJECT sử dụng công nghệ chính sau trong kiến trúc:
Hệ điều hành hỗ trợ ASP.NET (Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows XP có SP2, v.v…)
ASP.NET Framework 3.5
Microsoft Internet Information Services
Microsoft SQL Server 2005 (Express, Standard, hay Enterprise)
Nguồn: Phần mềm quản lý công việc (http://quanlycongviec.vietmos.com/)
Bạn là người quản lý, do đặc thù công việc nên thường xuyên phải ra ngoài, tiếp khách, gặp đối tác hoặc đi công tác. Và cách để quản lý và kiểm soát được các công việc hàng ngày cũng như các công việc liên quan đến dự án thường thông qua các báo cáo hoặc qua các cuộc trao đổi bằng Email hoặc điện thoại. Với cách quản lý thủ công này thì hiệu quả công việc bị giảm đi rất nhiều và gặp nhiều khó khăn do khó theo dõi cũng như quản lý thông tin. Việc kiểm tra, giám sát, điều hành, đánh giá kết quả công việc của cấp dưới lại càng khó khăn. Vì mọi con số thống kê, báo cáo đều phải chờ cấp dưới gửi lên và những con số này đôi khi không chính xác, với cách làm này người quản lý luôn ở thế bị động. Ngoài ra, nhân viên cũng rất lung túng trong việc báo cáo tiến độ, kết quả công việc với lãnh đạo của mình, đồng thời việc tổng hợp công việc đã làm được cũng như chưa làm được theo định kỳ bị manh mún, không tập trung dẫn đến mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả của các công việc.
Vấn đề cần giải quyết của bài toán đó là làm sao để xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin công việc được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, tổng hợp, thống kê và báo cáo lại thực sự nan giải nếu quá trình này được xử lý theo dạng thủ công như trước đây. Người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình giao việc, kiểm tra, đốc thúc cũng như kiểm soát các công việc của nhân viên. Đó chính là những lý do mà V-Project ra đời, V-Project được xây dựng và phát triển trên nền tảng các ứng dụng Web, hoạt động trong môi trường mạng Intranet hoặc Internet. Với V-Project sẽ không phải tải về hay cài đặt mà chỉ cần sử dụng các trình duyệt có cài trên máy như Internet Explorer, FireFox, Chrome .....). Doanh nghiệp chỉ cần có một hệ thống mạng nội bộ là đã có thể khai thác và sử dụng tốt các chức năng của V-Project, nếu có sự kết nối Internet, hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn, khi việc sử dụng không còn bị giới hạn bởi các khoảng cách địa lý, không bị khống chế bởi thời gian.
I. LỢI ÍCH
1. Đối với doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống tài liệu tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Xây dựng môi trường và cung cấp công cụ để từng cán bộ công nhân viên có thể tự quản lý và tự chủ phát huy sáng tạo, cải tiến công việc
Giảm chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công việc
Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công việc, phân công công việc
Lưu trữ công việc an toàn và dễ dàng tra cứu các công việc đã qua
Giảm được các cuộc họp liên miên
Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy năng lực sản xuất
Giảm chi phí điều hành của doanh nghiệp
Nâng cao kỹ năng của các phòng ban và nhân viên
Rút ngắn thời gian thực hiện dự án
Quản lý hiệu quả tài nguyên
Cải thiện giao tiếp dự án
Nâng cao sự hợp tác nhóm dự án
Cải thiện quy trình tổng thể dự án
Đảm bảo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự
Tránh tình trạng tức giận, thất vọng, bất mãn và cảm giác không công bằng
2. Đối với người quản lý
Nâng cao năng lực ước lượng và lập kế hoạch thực hiện dự án
Quản lý nhân viên tốt hơn
Quản lý thời gian - Tổ chức công việc hiệu quả
Phân tích công việc và đánh giá hiệu quả làm việc
Tìm kiếm, tra cứu công việc dễ dàng
Xem và kiểm tra được các danh sách công việc của các nhân viên bất kì lúc nào, bất cứ ở đâu
Quản lý được tiến trình thực hiện công việc
Trao đổi công việc dễ dàng giữa người quản lý với nhân viên cũng như giữa các nhân viên vơi nhau
Thống kê theo từng phòng ban, từng nhân viên dễ dàng
Đánh giá được tốt hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có phương án đôn đốc kịp thời và đặc biệt là có cơ sở, căn cứ để chỉnh đốn nhân viên một cách hiệu quả
Đánh giá được nguồn lực thực tế cho mỗi dự án so với nguồn lực dự kiến để từ đó có thể có các điều chỉnh cho các dự án sau
3. Đối với nhân viên
Sắp xếp công việc khoa học
Quản lý thời gian hiệu quả
Tự xác định mục tiêu hàng ngày làm việc của mình
Quản lý thời gian hiệu quả
Giúp nhân viên phát huy hết khả nǎng
Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng
Thực hiện công việc theo mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp
Nắm bắt được công việc mình phải làm gì, ai giao, khi nào hoàn thành
Đánh giá được hiệu quả công việc của mình
Giúp ngăn chặn bất cứ sự trượt kế hoạch, và giúp bạn hoàn thành công việc đúng theo thời gian
II. CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT
1. Bảo mật an toàn: Dữ liệu luôn được tự đông sao lưu dự phòng, lưu lại dấu vết của việc xoá; sửa
2. Chính xác tốc độ: V-PROJECT tìm kiếm dữ liệu theo các thông tin đầu vào tuyệt đối chính xác, và với việc luôn luôn cập nhật công nghệ mới sẽ giúp phần mềm tăng tốc độ trong việc xử lý và tìm kiếm
3. Thân thiện: PROJECT được thiết kế để giúp người dùng quản lý dễ dàng tất cả mọi chức năng của ứng dụng. Các biểu tượng, trợ giúp, giao diện, cho phép thao tác rất dễ dàng
4. Giàu tính năng: V-PROJECT được xây dựng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Quản trị, bảo mật và người dùng được quản lý và sửa đổi dễ dàng qua các công cụ này
5. Dễ cài đặt: V-PROJECT có thể cài đặt và chạy chỉ trong vòng mười phút
6. Đa ngôn ngữ: V-PROJECT có đặc tính đa ngôn ngữ cho phép người quản trị dễ dàng dịch ứng dụng từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác
7. Phân quyền chặt chẽ: V-PROJECT có thể mở rộng các vai trò mới và cho phép quản trị thêm người sử dụng vào các vai trò đó. Các module chức năng được người quản trị phân quyền cho các vai trò với các quyền xem, sửa, xóa, download khác nhau
8. Mở rộng: V-PROJECT cho phép mở rộng không giới hạn các tính năng mới theo yêu cầu của người sử dụng và không hề làm ảnh hưởng đến các chức năng đang hoạt động, không hề làm gián đoạn sự vận hành liên tục của chương trình
9. Dễ triển khai, dễ sử dụng: Cài đặt trên 1 máy tính, sử dụng mọi lúc, mọi nơi
10. Nền tảng: Xây dựng trên giao diện Website, sử dụng đơn giản, dể dàng
III. TÍNH NĂNG
1. Phân hệ Công việc
a. Thiết lập – Phân quyền
Phần mềm cho phép phân cấp trong giao việc theo chức vụ, theo phòng ban. Với chức năng này, người quản trị có thể dễ dàng trong việc phân cấp giao việc, tránh tình trạng cấp dưới giao việc lên cấp trên, các phòng ban, bộ phận giao việc cho Ban giám đốc
Lựa chọn được chức vụ có trách nhiệm nhận các công việc mà phòng phải thực hiện
Thiết lập số ngày báo trước các công việc sắp đến hạn, số lần gửi nhắc nhở thông báo, những thông báo này được thực hiện qua Email, SMS
Thiết lập số lượng lưu trữ các thông tin người sử dụng vừa xem
b. Giao việc
Giao việc theo phòng ban: Khi đó công việc được giao trực tiếp tới phòng ban, người được phân quyền sẽ biết được phòng có công việc phải thực hiện. Người quản lý bộ phận có thể trực tiếp thực hiện hoặc giao lại cho cán bộ trong phòng thực hiện
Giao việc theo cá nhân: Có thể giao việc cho các cán bộ khác theo phân cấp, mỗi công việc bao giờ cũng có người xử lý chính, nhiều người phối hợp và có thể lựa chọn thêm nhiều người theo dõi. Khi công việc đã hoàn thành thì chỉ người xử lý chính mới được phép chuyển trạng thái, một công việc được coi đã kết thúc chỉ khi người giao việc xác nhận. Khi công việc được giao đến 1 người nào đó, nếu công việc không đúng thẩm quyền, chức năng hoặc vì một lý do nào đó người được giao có thể từ chối
Tự giao việc cho bản thân
Chuyển công việc
c. Tiện ích
Hệ thống nhắc việc khi có công việc mới
Gửi Email và SMS khi có công việc được giao, phối hợp xử lý hoặc theo dõi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi công việc thay đổi trạng thái
Báo đến hạn hoàn thành công việc
Gửi Email và SMS khi một công việc bị từ chối
Quản lý lịch sử công việc như: Thời gian tạo, Thay đổi trạng thái, Lưu chuyển, Thêm nhận xét, Thêm tài liệu….
Cho phép đưa công việc vào lịch cá nhân
Đánh dấu các công việc quan trọng hay các công việc cần ghi nhớ
Lưu và xem các thông tin mới nhất vừa xem
Trao đổi, bình luận về công việc
Quản lý các công việc liên quan đến 1 công việc, giống như phần theo dòng sự kiện của Tin tức
Quản lý tài liệu liên quan đến công việc
Quản lý danh sách công việc được giao: Bao gồm danh sách các công việc cần phải thực hiện
Quản lý danh sách công việc đã giao: Bao gồm danh sách các công việc mình đã giao cho người khác thực hiện
Quản lý danh sách công việc theo dõi: Bao gồm danh sách các công việc mình không trực tiếp thực hiện mà chỉ cần theo dõi tiến độ, quá trình thực hiện
Quản lý danh sách công việc từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình đã từ chối người giao việc
Quản lý danh sách công việc bị từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình giao cho người khác nhưng bị từ chối
d. Thống kê
Mỗi cán bộ khi đăng nhập, V-PROJECT sẽ đưa ra các con số thống kê bao gồm
Công việc mới
Công việc chưa hoàn thành
Công việc quá hạn
Công việc đến hạn trong ngày
Công việc đến hạn ngày mai
Công việc cần duyệt
Công việc từ chối
Công việc bị từ chối
e. Báo cáo
Tất cả các báo cáo đều được kết xuất dữ liệu ra file Excel
Xem báo cáo cá nhân
Xem báo cáo phòng ban/ bộ phận
2. Phân hệ dự án
a. Thiết lập – Phân quyền
Phần mềm cho phép các thành viên tham gia dự án được phép giao việc cho người quản lý dự án
Thiết lập số ngày báo trước các công việc sắp đến hạn, số lần gửi nhắc nhở thông báo, những thông báo này được thực hiện qua Email, SMS
Thiết lập số lượng lưu trữ các thông tin người sử dụng vừa xem
b. Lập dự án
Mỗi dự án là 1 một công việc lớn gồm nhiều giai đoạn và nhiều nhóm công việc
Một dự án bao gồm: người quản lý, các thành viên tham gia, những người theo dõi
b. Giao việc
Giao việc theo cá nhân: Có thể giao việc cho các cán bộ tham gia theo từng dự án, mỗi công việc bao giờ cũng có người xử lý chính, nhiều người phối hợp và có thể lựa chọn thêm nhiều người theo dõi. Khi công việc đã hoàn thành thì chỉ người xử lý chính mới được phép chuyển trạng thái, một công việc được coi đã kết thúc chỉ khi người giao việc xác nhận. Khi công việc được giao đến 1 người nào đó, nếu công việc không đúng thẩm quyền, chức năng hoặc vì một lý do nào đó người được giao có thể từ chối
Tự giao việc cho bản thân
Chuyển công việc
c. Tiện ích
Gửi Email và SMS đến các thành viên tham gia, theo dõi dự án và quản lý dự án
Hệ thống nhắc việc khi có công việc mới
Gửi Email và SMS khi có công việc được giao, phối hợp xử lý hoặc theo dõi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi trạng thái công việc thay đổi
Gửi Email và SMS đến người giao việc và người được giao việc khi trạng thái công việc thay đổi
Báo đến hạn hoàn thành công việc
Gửi Email và SMS khi một công việc bị từ chối
Gửi Email và SMS đến các thành viên dự án khi có thông báo mới
Quản lý lịch sử dự án như: Thời gian tạo, Thay đổi trạng thái, Lưu chuyển, Thêm thông báo, Thêm giai đoạn, Thêm nhóm công việc, Thêm tài liệu….
Quản lý tài liệu dự án
Quản lý thông báo dự án
Quản lý các giai đoạn dự án
Quản lý nhóm công việc dự án
Cho phép đưa công việc vào lịch cá nhân
Đánh dấu các công việc quan trọng hay các công việc cần ghi nhớ
Lưu và xem các thông tin mới nhất vừa xem
Trao đổi, bình luận về công việc
Quản lý danh sách dự án tham gia
Quản lý danh sách dự án quản lý
Quản lý danh sách dự án theo dõi
Quản lý danh sách dự án theo dõi
Quản lý tài liệu liên quan đến công việc
Quản lý danh sách công việc được giao: Bao gồm danh sách các công việc cần phải thực hiện
Quản lý danh sách công việc đã giao: Bao gồm danh sách các công việc mình đã giao cho người khác thực hiện
Quản lý danh sách công việc theo dõi: Bao gồm danh sách các công việc mình không trực tiếp thực hiện mà chỉ cần theo dõi tiến độ, quá trình thực hiện
Quản lý danh sách công việc từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình đã từ chối người giao việc
Quản lý danh sách công việc bị từ chối: Bao gồm danh sách các công việc mình giao cho người khác nhưng bị từ chối
d. Thống kê
Mỗi cán bộ khi đăng nhập, V-PROJECT sẽ đưa ra các con số thống kê bao gồm
Công việc mới
Công việc chưa hoàn thành
Công việc quá hạn
Công việc đến hạn
Công việc đến hạn ngày mai
Công việc cần duyệt
Công việc từ chối
Công việc bị từ chối
Dự án tham gia
Dự án theo dõi
Dự án quá hạn
e. Báo cáo
Tất cả các báo cáo đều được kết xuất dữ liệu ra file Excel
Xem báo cáo dự án
Xem báo cáo công việc
IV. CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG
V-PROJECT sử dụng công nghệ chính sau trong kiến trúc:
Hệ điều hành hỗ trợ ASP.NET (Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows XP có SP2, v.v…)
ASP.NET Framework 3.5
Microsoft Internet Information Services
Microsoft SQL Server 2005 (Express, Standard, hay Enterprise)
Nguồn: Phần mềm quản lý công việc (http://quanlycongviec.vietmos.com/)