xbook.com.vn
15-03-2011, 11:15
Cái này mình thấy thực sự hữu ích không chỉ cho người làm freelancer mà cả làm việc nhóm.
Điều gì giúp bạn điều hành công việc kinh doanh của mình và bạn nên tập trung vào lĩnh vực nào? Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về 1 số ứng dụng nổi tiếng đã trợ giúp các freelancer thực hiện công việc và tạo phong cách chuyên nghiệp hơn.
Khó mà ngăn được bất cứ ai trở thành một freelancer. Ở hầu hết những nơi cạnh tranh khốc liệt, thị trường bão hòa, bạn phải xây dựng danh tiếng là một freelancer giỏi xoay sở cho mình và tiếp tục phát triển. Nổi tiếng cũng rất tốt nhưng không phải là tốt nhất trên thế giới, và mất nó càng dễ hơn. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá 15 thói quen cần thiết trong việc hỗ trợ các freelancer bảo vệ và phát triển danh tiếng của họ hiệu quả, và chúng ta cũng sẽ thảo luận làm thế nào để để bạn kiếm sống bằng freelancing/nghề tự do. Những thói quen được chia thành 3 phần:
* Marketing
* Business and time Công việc và thời gian
* Specific business areas Những lĩnh vực cụ thể trong công việc kinh doanh
Marketing và các mối quan hệ
1. Thói quen trình bày
Trang web nên là trọng tâm trong chiến lược marketing của bạn. Đó là nơi mọi người đến để xem bạn là ai, bạn đang quan tâm điều gì, cho dù bạn có biết bạn đang nói về cái gì và đã làm công việc gì hay không. Đó chính là người đại diện lặng lẽ 24 / 7 của bạn, và nó cần phải “khỏe mạnh”. May mắn thay, những gì trang web của bạn cần đơn giản chỉ là:
* Trình bày công việc rõ ràng kèm một bảng mô tả “thú vị” về các vai trò mà bạn đang đảm nhận
* Một lược sử ngắn về việc bạn là ai và tại sao bạn ở đây
* Phần thông tin chi tiết để liên hệ dễ dàng
* Nội dung được gọt giũa, tăng lên, và cập nhật liên tục.
ejs Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Elliot Jay Stocks mang một thông điệp rất rõ ràng trên trang web của mình
iancoyle Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Ian Coyle giản dị và mạch lạc
Mỗi bài viết, Jason Santa Maria đều thiết kế 1 tác phẩm mới, làm việc rất đến nơi đến chốn – công việc nhiều, nhưng vì vậy, anh ấy nổi bật.
jsm Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
2. Thói quen liên kết mạng
sm Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Người ta nói rằng trong vòng 6 mức độ ngăn cách, mọi người đều biết nhau. Vì vậy, bạn cần phải chắc rằng tất cả mọi người trong mức độ 1 của bạn (tức là những người bạn biết), biết chính xác những gì bạn làm. Biết chính xác cũng không hại gì. Nếu bạn là một chuyên viên phát triển web, hẳn nhiên bạn không muốn mọi người gọi bạn là một người thiết kế web rồi, hay đại loại vậy. Mạng lưới bạn bè, gia đình, và những người mà bạn liên lạc hiện tại chính là hệ thống marketing truyền miệng miễn phí của bạn – vậy thì, còn chờ gì nữa, ngay bây giờ, hãy để họ bàn tán về bạn.
(6 degrees of separation: một quan niệm cho rằng, chỉ bằng 6 lần liên hệ dựa vào mối quan hệ bắc cầu, chúng ta đều có thể làm quen được với người chúng ta muốn làm quen)
Một khi điều này được thực hiện, hệ thống mạng của bạn cần được mở rộng và nâng cấp. Hãy đăng ký bất kỳ mạng xã hội nào phù hợp với bạn – LinkedIn, Facebook, và Twitter. Ở đó, hãy bắt đầu theo vòng tròn sang phải. Ở LinkedIn, bạn có thể tham gia vào các nhóm thảo luận phù hợp theo khu vực hoặc nhóm kỹ năng. Ở Twitter, bạn có thể bắt đầu tweeting và cả hashtags thích hợp sao cho càng nhiều người đọc tweet của bạn về chủ đề đó càng tốt.
Có rất nhiều cách để nối mạng và liên kết với mọi người, vì vậy điều cốt yếu là một freelancer không được ngại trò chuyện, chia sẻ thông tin và cơ hội trao đổi với người khác. Hãy tìm hiểu thói quen liên kết mạng và tự mình tích thêm hiểu biết.
3. Thói quen tìm kiếm và khai thác điểm mạnh
niche Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Các freelancer có thể tập thói quen không chỉ tìm kiếm sở trường của mình mà còn tạo ra chúng. Một điểm mạnh trong trường hợp này là một lĩnh vực bạn đặc biệt giỏi trong toàn bộ các lĩnh vực bạn làm. Ví dụ, nếu bạn chuyên lập web cho các sân golf, thì đó chính là 1 sở trường tuyệt vời.
Sở hữu điểm mạnh vô cùng cần thiết, lý do rất đơn giản: Đó là trở thành chuyên gia trong lĩnh vực thế mạnh luôn dễ dàng hơn. Thuyết phục khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực này cũng dễ hơn, bởi vì họ có thể thấy những gì bạn đã làm được trước đó. Trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực thế mạnh bạn cũng phải trả giá cho chiều sâu kiến thức của mình.
Chìa khóa mở thói quen này chính là sự chủ động xây dựng thế mạnh cho riêng mình. Tìm ra những lĩnh vực lợi thế mà trong đó bạn có thể làm việc và tập trung xây dựng thế mạnh cho mình.
4. Thói quen định giá
money Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Cách bạn định giá dự án của mình có thể là ranh giới mỏng manh giữa nhận được công việc hay không. Lúc nào cũng vậy, định giá cần phải rõ ràng và nên thỏa thuận ngay từ đầu. Sai lầm sẽ bắt đầu khi những chi phí tiềm ẩn phát sinh sau đó. Khách hàng muốn biết họ phải chi bao nhiêu, khi nào chi và chi với mục đích gì. Vì vậy, hãy làm rõ điều đó ngay từ đầu.
Phần thứ hai của thói quen định giá chính là – bảo vệ chính mình. Bạn rất dễ mê muội với nguyện vọng chiến thắng một dự án mà quên đi một số nguyên tắc căn bản. Nếu trước đây, bạn chưa từng làm việc với khách hàng, hãy chỉ yêu cầu mức phần trăm chi phí nhỏ trước khi bạn nhận làm bất cứ công việc gì. Bởi bước đầu, bạn sẽ không biết họ có chịu chi hay không ! Tránh “nợ khó đòi” bằng cách chỉ làm việc cho khách hàng mà bạn tin tưởng hoặc nhận một ít tiền thù lao trước.
Phần thứ ba của thói quen lượng giá – chính là linh hoạt. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể tìm ra cách để tạo một thỏa thuận thương mại lợi cả đôi bên. Điều này có thể là:
* các khoản thanh toán hàng tháng (thường xuyên lưu chuyển tiền tệ trong suốt tiến trình dự án)
* thanh toán khi hoàn thành các cột mốc nhất định của dự án (ví dụ: mức độ thực hiện dự án)
* Tiền gửi và số dư khi hoàn thành (dự án) (cần tránh dùng do các lý do liên quan tới dòng tiền)
* sự trao đổi dịch vụ có thể phát sinh
5. Thói quen “vun đắp”
Điều này thường được cho rằng để có thêm được 1 khách hàng mới thì tốn chi phí hơn 7 lần việc phát triển kinh doanh với khách hàng sẵn có. Do đó, thói quen “vun đắp” chính là chủ động tìm tòi về khách hàng của mình sâu hơn, rõ hơn, từ đó, bạn có thể khám phá những cách thức mới để giúp họ.
Để thực hiện điều này trong thực tế, hãy đối chiếu. Bạn viết tất cả những dịch vụ của mình lên đầu trang sheet trong excel, sau đó viết tên các khách hàng của mình xuống cột bên trái. Bây giờ đánh dấu X vào ô mà dịch vụ bạn đã làm phù hợp với khách hàng. Những ô không có dấu X chính là những cơ hội cho tiềm năng vun đắp và nên thăm dò tất cả trước khi tốn quá nhiều năng lượng vào nỗ lực thêm được khách hàng mới.
6. Thói quen quản lý thời gian
cal Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2
Thiếu những thói quen tốt trong việc quản lý thời gian có thể khiến bản thân bạn dồn quá nhiều sức lực vào một thời điểm nhất định, điều này có thể dẫn đến:
* Không theo kịp thời hạn và làm khách hàng thất vọng
* Trình ra những sản phẩm cẩu thả hoặc sai lệch
* Là nguyên nhân khiến bạn bị stress vì áp lực phải hoàn thành tất cả mọi thứ
Giải pháp cho vấn đề này chính là cơ chế lập kế hoạch một cách có hiệu quả. Ước tính xem công việc sẽ tiêu tốn của bạn bao nhiêu thời gian, và thêm vào một phần trừ hao theo sự ước lượng của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng, nếu công việc tốn thời gian nhiều hơn thì cũng không ảnh hưởng đến các kế hoạch khác. 50% thời gian trừ hao là vừa đủ. Nghe thì có vẻ nhiều, nhưng nếu bạn đang trên đà 25% và rồi có sự thay đổi từ khách hàng, bạn sẽ cần đến điều này. Một khi bạn đã có sự phân chia toàn bộ thời gian, hãy thêm nó vào nhật ký. Bây giờ, đây chính là phần quan trọng: dù như thế nào đi nữa, đừng dời chuyển, rút ngắn, hoặc thay đổi kế hoạch. Nếu phải thực hiện việc khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến lịch trình làm việc, hãy chắc chắn rằng thời gian phải được phân bổ lại tại thời điểm khác.
Một ứng dụng lịch đơn giản, dễ dùng như Google calendar hay Outlook có thể giúp bạn lập kế hoạch thời gian cho công việc freelancer của mình. Nếu bạn phải đấu tranh với thời gian trôi đi và muốn nghiêm túc cải thiện việc quản lý thời gian của mình, thì Rescue Time có thể giúp bạn.
7. Thói quen linh hoạt/mềm dẻo/linh động
flex Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2Linh hoạt, phản ứng nhanh, và hiệu quả với những gì bạn làm sẽ cho phép bạn xử lý được những tình huống bất ngờ, ví dụ như khi một khách hàng liên lạc với bạn kèm theo những yêu cầu cấp bách và trông chờ bạn giúp đỡ chẳng hạn. Có thời gian chuẩn bị trước cho những tình huống như vậy sẽ đảm bảo rằng bạn được tiếng là một người làm việc linh hoạt.
Điều gì xảy ra nếu như không có việc gì xảy đến để lấp đầy vào chỗ thời gian đã được sắp xếp trước đó? Vậy thì bạn có thể hoàn thành sớm hơn những dự án khác và thêm vào đó vài thứ đặc biệt. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất cả ngày vì một dự án cấp bách? Không vấn đề gì, vì bạn đã có dự tính trước điều này có thể xảy ra, vì thế bạn sẽ chẳng mất gì cả.
Dĩ nhiên bạn đâu thể biết trước được mọi thứ, nhưng một mặt nào đó, sự linh hoạt sẽ giúp bạn làm hài lòng khách hàng và tương đối thoát khỏi stress bởi những áp lực về thời gian.
8. Thói quen trung thực
trust Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2Các công ty sẽ không trọng dụng bạn nếu bạn làm khách hàng thất vọng, và cơ hội để bạn làm việc lại rất là mong manh. Cũng vậy, bạn không nên ôm đồm việc quá sức chạy thời gian, mà nên làm trong khả năng của mình. Tất cả chúng ta đều phải vươn lên những dự án mới và học hỏi kỹ thuật mới cũng như thực tiễn – nhưng ở đây không phải như vậy. Đây là về cam kết hoàn thành nhiệm vụ vào một khoảng thời gian cụ thể, trong thực tế, bạn không thể nào biết được nó có khả thi hay không. Hơn nữa, mọi người đánh giá cao sự trung thực. Tốt hơn, bạn nên thành thực trong việc liệu mình có thể xử lý được một dự án hay là rước lấy nguy cơ khiến họ thất vọng.
Vậy làm thế nào bạn có thể phát triển các kỹ năng và hỗ trợ khách hàng? Bằng cách thành thực và hỏi những câu dưới đây:
* “Tôi không nghĩ dự án này phù hợp với mình. Tôi không có nhiều kinh nghiệm về [thêm đây kỹ thuật mà bạn yếu]”
* “Tôi có thể giúp bạn với [thêm vào đây] phần của dự án này, nhưng tôi biết một freelancer khác có thể giúp được. Bạn có vui lòng nếu tôi giám sát dự án này dùm bạn nhưng đứng bên ngoài công việc này không?”
* “ Tôi cần thêm thông tin trước khi biết được dự án này sẽ tốn mất bao nhiêu thời gian. Liệu bạn có vui lòng để tôi bỏ thêm chút thời gian nghiên cứu để có thể đưa ra cho bạn một khoảng thời gian chính xác được không?”
9. Thói quen “Đúng hạn”
Đừng giao các dự án của mình quá sớm. Thoạt nghe có vẻ lạ ? Nhưng không. Nếu bạn giao sớm, sẽ có một khả năng khách hàng nghĩ rằng bạn đã “nói thách giá”, và có thể mong đợi được hoàn lại một phần tiền của mình. Họ cũng có thể trông đợi công việc trong tương lai sẽ được hoàn thành trước thời hạn, điều này sẽ làm nên một tiền lệ xấu.
Thay vào đó, hãy sử dụng thời gian dư ấy để tập trung vào những yếu tố giúp bạn “thỏa mãn” – thêm một chút trau chuốt và sáng tạo sẽ mang lại cho bạn danh tiếng xứng đáng và cơ hội phát triển. Đối với một nhà thiết kế điều này có nghĩa là bỏ thêm thời gian để tô điểm cho đồ họa của mình; đối với một nhà phát triển, nghĩa là dành nhiều thời gian hơn để thêm thắt cho JavaScript thêm thú vị, thay thế cho chức năng đơn giản mà bạn thiết lập ban đầu. “Đúng thời hạn” sẽ mang đến cho bạn danh tiếng vững chắc, trong khi hoàn thành sớm có thể sẽ đưa bạn vào rắc rối.
10. Thói quen tìm lời khuyên trong kinh doanh
Mặc dù là một freelancer có tay nghề, đừng cho rằng bạn có thể tự làm tất cả việc xử lý tài khoản và sổ sách kế toán của mình, điền vào tờ khai thuế, xuất hóa đơn và viết đề xuất.
Hãy thường xuyên tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn có uy tín về những mặt này trong công việc của mình. Điều này có thể bao gồm cả việc trò chuyện với những người đang quản lý công việc kinh doanh của riêng họ, họ hiểu cặn kẽ vấn đề tốt hơn bạn đấy. Tìm hiểu càng nhiều càng tốt từ kinh nghiệm và sai lầm của họ.
11. Thói quen sử dụng email
Email rất có hại. Là một freelancer bạn có thể dễ dàng được biết đến như là một kẻ bận rộn ngốc nghếch. Vì có thể bạn đã tiêu tốn phần quan trọng trong ngày chỉ để gửi và nhận email mà không nhận được bất cứ công việc nào. Thay vào đó, hãy có thói quen kiểm soát email, và đừng để nó kiểm soát bạn.
Để làm được điều này bạn cần phải:
* Tắt tất cả nhắc nhở không quan trọng, bộ đếm tin nhắn, và tất cả những chỉ báo thu hút ánh nhìn của bạn.
* Thiết lập email gửi đến khách hàng để chạy “gửi và nhận” trong khoảng thời gian dài hơn, có thể là mỗi cái một giờ.
* Chọn một khoảng thời gian trong ngày để giải quyết tất cả email, sau đó chuyển nó đi; nếu có gì cấp bách, mọi người sẽ sử dụng điện thoại
* Sử dụng triết lý “chỉ động đến 1 lần”; đọc đầy đủ và xử lý mọi email mình mở, tránh trường hợp chỉ đọc một nửa và trở lại đọc tiếp sau đó.
12. Thói quen quản lý dự án
Một số khách hàng sẽ yêu cầu bạn điều chỉnh để hợp với phương pháp của họ, trong khi những người khác thì không bắt buộc như thế. Bạn cần phải có những quy trình rõ ràng về cách mà mình bắt đầu làm việc với một khách hàng và khởi đầu một dự án mới. Bạn sẽ đặt những câu hỏi nào với một khách hàng mới? Bạn lưu giữ những thông tin mà họ nói với bạn ở đâu? Bạn tiếp tục theo dõi thời hạn như thế nào? Và đâu là nơi để bạn lưu lại tất cả những file họ gửi?
Chỉ với email thôi thì không đủ! Mọi thứ có thể mất, bị lãng quên hoặc bị bỏ qua. Bạn có thể dùng bìa hồ sơ cạctông hoặc bìa rời hay bất cứ thứ gì mà bạn có – nhưng hãy sử dụng thứ gì đó và cài đặt nó vào hệ thống của riêng mình. Có những ứng dụng như Basecamp và activeCollab có thể giúp bạn việc này.
basecamp Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Basecamp được nhiều người sử dụng để quản lý dự án với chi phí thấp.
activecollab Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
activeCollab là một ứng dụng mã nguồn mở có thể sánh với Basecamp
13. Thói quen nghiên cứu và phát triển
Nghe như là những điều mà chỉ có công ty lớn làm nhưng R&D (nghiên cứu và phát triển) rất cần thiết đối với hoạt động của một freelancer giỏi. Bạn cần phải “đón đầu” hoặc ít nhất cũng nắm bắt/kiểm soát được điều đó để có thể phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất. Hãy tập thói quen dành thời gian để nghiên cứu và phát triển. Mở rộng các kỹ năng hiện tại và học hỏi thêm những cái mới.
Trước đây, chưa từng thiết kế một bảng quảng cáo ? Đấy là sự phát triển
Không biết hệ thống maketing qua email nào có thể giúp các khách hàng của mình? Đó là nghiên cứu
(Chiến dịch Monitor và MailChimp là những sự lựa chọn tốt)
Mỗi tuần, hãy dành thời gian để R&D. Xây dựng một danh sách blog cung cấp cho bạn những suy nghĩ và ý tưởng mới. Nghe các podcast cung cấp nhiều tin tức (Boagworld là một lựa chọn tốt)
14. Thói quen bán hàng và CRM (Customer Relationship Management – quản lý quan hệ khách hàng)
Làm thế nào bạn có thể phân bổ thời gian, nguồn lực để nhận ra mình cần “săn” việc mới hay là tập trung vào phục vụ những khách hàng sẵn có? Bạn nên biết, những lúc nhất định trong công việc mình làm, nó cũng giống như 1 cái ống dẫn, chỗ nào cần phải cụ thể hóa, và giá trị nằm ở khoảng nào.
Ngoài kia, rất nhiều ứng dụng khác nhau có thể trợ giúp bạn, chẳng hạn như Salesforce, SugarCRM (mã nguồn mở), cũng như 37signals của Highrise nổi tiếng.
highrise Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Highrise được nhiều người sử dụng để quản lý công việc bán hàng và hướng dẫn với chi phí thấp.
15. Thói quen kế toán
Điều cần thiết là hãy đảm bảo bạn dễ dàng xuất, gửi và theo dõi những hóa đơn, cũng như tập thói quen điều hành tài khoản của mình một cách chuyên nghiệp, bởi vì những thói quen đó sẽ đảm bảo lưu lượng tiền mặt thường xuyên. Những ứng dụng như Blinksale, Freshbooks hay Simply Invoices có thể giúp hợp thức hóa phần tài khoản doanh nghiệp của bạn và tạo cảm giác chuyên nghiệp trong cách tổ chức của bạn. Khách hàng sẽ cần những hóa đơn cho tài khoản của họ – hãy đảm bảo rằng chúng không được viết bằng tay hay không thiếu đóng dấu.
blinksale Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Blinksale có thể giúp bạn tạo, gửi và theo dõi những hóa đơn/đơn hàng cá nhân
theo smashingmagazine
Điều gì giúp bạn điều hành công việc kinh doanh của mình và bạn nên tập trung vào lĩnh vực nào? Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về 1 số ứng dụng nổi tiếng đã trợ giúp các freelancer thực hiện công việc và tạo phong cách chuyên nghiệp hơn.
Khó mà ngăn được bất cứ ai trở thành một freelancer. Ở hầu hết những nơi cạnh tranh khốc liệt, thị trường bão hòa, bạn phải xây dựng danh tiếng là một freelancer giỏi xoay sở cho mình và tiếp tục phát triển. Nổi tiếng cũng rất tốt nhưng không phải là tốt nhất trên thế giới, và mất nó càng dễ hơn. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá 15 thói quen cần thiết trong việc hỗ trợ các freelancer bảo vệ và phát triển danh tiếng của họ hiệu quả, và chúng ta cũng sẽ thảo luận làm thế nào để để bạn kiếm sống bằng freelancing/nghề tự do. Những thói quen được chia thành 3 phần:
* Marketing
* Business and time Công việc và thời gian
* Specific business areas Những lĩnh vực cụ thể trong công việc kinh doanh
Marketing và các mối quan hệ
1. Thói quen trình bày
Trang web nên là trọng tâm trong chiến lược marketing của bạn. Đó là nơi mọi người đến để xem bạn là ai, bạn đang quan tâm điều gì, cho dù bạn có biết bạn đang nói về cái gì và đã làm công việc gì hay không. Đó chính là người đại diện lặng lẽ 24 / 7 của bạn, và nó cần phải “khỏe mạnh”. May mắn thay, những gì trang web của bạn cần đơn giản chỉ là:
* Trình bày công việc rõ ràng kèm một bảng mô tả “thú vị” về các vai trò mà bạn đang đảm nhận
* Một lược sử ngắn về việc bạn là ai và tại sao bạn ở đây
* Phần thông tin chi tiết để liên hệ dễ dàng
* Nội dung được gọt giũa, tăng lên, và cập nhật liên tục.
ejs Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Elliot Jay Stocks mang một thông điệp rất rõ ràng trên trang web của mình
iancoyle Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Ian Coyle giản dị và mạch lạc
Mỗi bài viết, Jason Santa Maria đều thiết kế 1 tác phẩm mới, làm việc rất đến nơi đến chốn – công việc nhiều, nhưng vì vậy, anh ấy nổi bật.
jsm Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
2. Thói quen liên kết mạng
sm Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Người ta nói rằng trong vòng 6 mức độ ngăn cách, mọi người đều biết nhau. Vì vậy, bạn cần phải chắc rằng tất cả mọi người trong mức độ 1 của bạn (tức là những người bạn biết), biết chính xác những gì bạn làm. Biết chính xác cũng không hại gì. Nếu bạn là một chuyên viên phát triển web, hẳn nhiên bạn không muốn mọi người gọi bạn là một người thiết kế web rồi, hay đại loại vậy. Mạng lưới bạn bè, gia đình, và những người mà bạn liên lạc hiện tại chính là hệ thống marketing truyền miệng miễn phí của bạn – vậy thì, còn chờ gì nữa, ngay bây giờ, hãy để họ bàn tán về bạn.
(6 degrees of separation: một quan niệm cho rằng, chỉ bằng 6 lần liên hệ dựa vào mối quan hệ bắc cầu, chúng ta đều có thể làm quen được với người chúng ta muốn làm quen)
Một khi điều này được thực hiện, hệ thống mạng của bạn cần được mở rộng và nâng cấp. Hãy đăng ký bất kỳ mạng xã hội nào phù hợp với bạn – LinkedIn, Facebook, và Twitter. Ở đó, hãy bắt đầu theo vòng tròn sang phải. Ở LinkedIn, bạn có thể tham gia vào các nhóm thảo luận phù hợp theo khu vực hoặc nhóm kỹ năng. Ở Twitter, bạn có thể bắt đầu tweeting và cả hashtags thích hợp sao cho càng nhiều người đọc tweet của bạn về chủ đề đó càng tốt.
Có rất nhiều cách để nối mạng và liên kết với mọi người, vì vậy điều cốt yếu là một freelancer không được ngại trò chuyện, chia sẻ thông tin và cơ hội trao đổi với người khác. Hãy tìm hiểu thói quen liên kết mạng và tự mình tích thêm hiểu biết.
3. Thói quen tìm kiếm và khai thác điểm mạnh
niche Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Các freelancer có thể tập thói quen không chỉ tìm kiếm sở trường của mình mà còn tạo ra chúng. Một điểm mạnh trong trường hợp này là một lĩnh vực bạn đặc biệt giỏi trong toàn bộ các lĩnh vực bạn làm. Ví dụ, nếu bạn chuyên lập web cho các sân golf, thì đó chính là 1 sở trường tuyệt vời.
Sở hữu điểm mạnh vô cùng cần thiết, lý do rất đơn giản: Đó là trở thành chuyên gia trong lĩnh vực thế mạnh luôn dễ dàng hơn. Thuyết phục khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực này cũng dễ hơn, bởi vì họ có thể thấy những gì bạn đã làm được trước đó. Trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực thế mạnh bạn cũng phải trả giá cho chiều sâu kiến thức của mình.
Chìa khóa mở thói quen này chính là sự chủ động xây dựng thế mạnh cho riêng mình. Tìm ra những lĩnh vực lợi thế mà trong đó bạn có thể làm việc và tập trung xây dựng thế mạnh cho mình.
4. Thói quen định giá
money Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 1
Cách bạn định giá dự án của mình có thể là ranh giới mỏng manh giữa nhận được công việc hay không. Lúc nào cũng vậy, định giá cần phải rõ ràng và nên thỏa thuận ngay từ đầu. Sai lầm sẽ bắt đầu khi những chi phí tiềm ẩn phát sinh sau đó. Khách hàng muốn biết họ phải chi bao nhiêu, khi nào chi và chi với mục đích gì. Vì vậy, hãy làm rõ điều đó ngay từ đầu.
Phần thứ hai của thói quen định giá chính là – bảo vệ chính mình. Bạn rất dễ mê muội với nguyện vọng chiến thắng một dự án mà quên đi một số nguyên tắc căn bản. Nếu trước đây, bạn chưa từng làm việc với khách hàng, hãy chỉ yêu cầu mức phần trăm chi phí nhỏ trước khi bạn nhận làm bất cứ công việc gì. Bởi bước đầu, bạn sẽ không biết họ có chịu chi hay không ! Tránh “nợ khó đòi” bằng cách chỉ làm việc cho khách hàng mà bạn tin tưởng hoặc nhận một ít tiền thù lao trước.
Phần thứ ba của thói quen lượng giá – chính là linh hoạt. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể tìm ra cách để tạo một thỏa thuận thương mại lợi cả đôi bên. Điều này có thể là:
* các khoản thanh toán hàng tháng (thường xuyên lưu chuyển tiền tệ trong suốt tiến trình dự án)
* thanh toán khi hoàn thành các cột mốc nhất định của dự án (ví dụ: mức độ thực hiện dự án)
* Tiền gửi và số dư khi hoàn thành (dự án) (cần tránh dùng do các lý do liên quan tới dòng tiền)
* sự trao đổi dịch vụ có thể phát sinh
5. Thói quen “vun đắp”
Điều này thường được cho rằng để có thêm được 1 khách hàng mới thì tốn chi phí hơn 7 lần việc phát triển kinh doanh với khách hàng sẵn có. Do đó, thói quen “vun đắp” chính là chủ động tìm tòi về khách hàng của mình sâu hơn, rõ hơn, từ đó, bạn có thể khám phá những cách thức mới để giúp họ.
Để thực hiện điều này trong thực tế, hãy đối chiếu. Bạn viết tất cả những dịch vụ của mình lên đầu trang sheet trong excel, sau đó viết tên các khách hàng của mình xuống cột bên trái. Bây giờ đánh dấu X vào ô mà dịch vụ bạn đã làm phù hợp với khách hàng. Những ô không có dấu X chính là những cơ hội cho tiềm năng vun đắp và nên thăm dò tất cả trước khi tốn quá nhiều năng lượng vào nỗ lực thêm được khách hàng mới.
6. Thói quen quản lý thời gian
cal Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2
Thiếu những thói quen tốt trong việc quản lý thời gian có thể khiến bản thân bạn dồn quá nhiều sức lực vào một thời điểm nhất định, điều này có thể dẫn đến:
* Không theo kịp thời hạn và làm khách hàng thất vọng
* Trình ra những sản phẩm cẩu thả hoặc sai lệch
* Là nguyên nhân khiến bạn bị stress vì áp lực phải hoàn thành tất cả mọi thứ
Giải pháp cho vấn đề này chính là cơ chế lập kế hoạch một cách có hiệu quả. Ước tính xem công việc sẽ tiêu tốn của bạn bao nhiêu thời gian, và thêm vào một phần trừ hao theo sự ước lượng của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng, nếu công việc tốn thời gian nhiều hơn thì cũng không ảnh hưởng đến các kế hoạch khác. 50% thời gian trừ hao là vừa đủ. Nghe thì có vẻ nhiều, nhưng nếu bạn đang trên đà 25% và rồi có sự thay đổi từ khách hàng, bạn sẽ cần đến điều này. Một khi bạn đã có sự phân chia toàn bộ thời gian, hãy thêm nó vào nhật ký. Bây giờ, đây chính là phần quan trọng: dù như thế nào đi nữa, đừng dời chuyển, rút ngắn, hoặc thay đổi kế hoạch. Nếu phải thực hiện việc khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến lịch trình làm việc, hãy chắc chắn rằng thời gian phải được phân bổ lại tại thời điểm khác.
Một ứng dụng lịch đơn giản, dễ dùng như Google calendar hay Outlook có thể giúp bạn lập kế hoạch thời gian cho công việc freelancer của mình. Nếu bạn phải đấu tranh với thời gian trôi đi và muốn nghiêm túc cải thiện việc quản lý thời gian của mình, thì Rescue Time có thể giúp bạn.
7. Thói quen linh hoạt/mềm dẻo/linh động
flex Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2Linh hoạt, phản ứng nhanh, và hiệu quả với những gì bạn làm sẽ cho phép bạn xử lý được những tình huống bất ngờ, ví dụ như khi một khách hàng liên lạc với bạn kèm theo những yêu cầu cấp bách và trông chờ bạn giúp đỡ chẳng hạn. Có thời gian chuẩn bị trước cho những tình huống như vậy sẽ đảm bảo rằng bạn được tiếng là một người làm việc linh hoạt.
Điều gì xảy ra nếu như không có việc gì xảy đến để lấp đầy vào chỗ thời gian đã được sắp xếp trước đó? Vậy thì bạn có thể hoàn thành sớm hơn những dự án khác và thêm vào đó vài thứ đặc biệt. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất cả ngày vì một dự án cấp bách? Không vấn đề gì, vì bạn đã có dự tính trước điều này có thể xảy ra, vì thế bạn sẽ chẳng mất gì cả.
Dĩ nhiên bạn đâu thể biết trước được mọi thứ, nhưng một mặt nào đó, sự linh hoạt sẽ giúp bạn làm hài lòng khách hàng và tương đối thoát khỏi stress bởi những áp lực về thời gian.
8. Thói quen trung thực
trust Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần 2Các công ty sẽ không trọng dụng bạn nếu bạn làm khách hàng thất vọng, và cơ hội để bạn làm việc lại rất là mong manh. Cũng vậy, bạn không nên ôm đồm việc quá sức chạy thời gian, mà nên làm trong khả năng của mình. Tất cả chúng ta đều phải vươn lên những dự án mới và học hỏi kỹ thuật mới cũng như thực tiễn – nhưng ở đây không phải như vậy. Đây là về cam kết hoàn thành nhiệm vụ vào một khoảng thời gian cụ thể, trong thực tế, bạn không thể nào biết được nó có khả thi hay không. Hơn nữa, mọi người đánh giá cao sự trung thực. Tốt hơn, bạn nên thành thực trong việc liệu mình có thể xử lý được một dự án hay là rước lấy nguy cơ khiến họ thất vọng.
Vậy làm thế nào bạn có thể phát triển các kỹ năng và hỗ trợ khách hàng? Bằng cách thành thực và hỏi những câu dưới đây:
* “Tôi không nghĩ dự án này phù hợp với mình. Tôi không có nhiều kinh nghiệm về [thêm đây kỹ thuật mà bạn yếu]”
* “Tôi có thể giúp bạn với [thêm vào đây] phần của dự án này, nhưng tôi biết một freelancer khác có thể giúp được. Bạn có vui lòng nếu tôi giám sát dự án này dùm bạn nhưng đứng bên ngoài công việc này không?”
* “ Tôi cần thêm thông tin trước khi biết được dự án này sẽ tốn mất bao nhiêu thời gian. Liệu bạn có vui lòng để tôi bỏ thêm chút thời gian nghiên cứu để có thể đưa ra cho bạn một khoảng thời gian chính xác được không?”
9. Thói quen “Đúng hạn”
Đừng giao các dự án của mình quá sớm. Thoạt nghe có vẻ lạ ? Nhưng không. Nếu bạn giao sớm, sẽ có một khả năng khách hàng nghĩ rằng bạn đã “nói thách giá”, và có thể mong đợi được hoàn lại một phần tiền của mình. Họ cũng có thể trông đợi công việc trong tương lai sẽ được hoàn thành trước thời hạn, điều này sẽ làm nên một tiền lệ xấu.
Thay vào đó, hãy sử dụng thời gian dư ấy để tập trung vào những yếu tố giúp bạn “thỏa mãn” – thêm một chút trau chuốt và sáng tạo sẽ mang lại cho bạn danh tiếng xứng đáng và cơ hội phát triển. Đối với một nhà thiết kế điều này có nghĩa là bỏ thêm thời gian để tô điểm cho đồ họa của mình; đối với một nhà phát triển, nghĩa là dành nhiều thời gian hơn để thêm thắt cho JavaScript thêm thú vị, thay thế cho chức năng đơn giản mà bạn thiết lập ban đầu. “Đúng thời hạn” sẽ mang đến cho bạn danh tiếng vững chắc, trong khi hoàn thành sớm có thể sẽ đưa bạn vào rắc rối.
10. Thói quen tìm lời khuyên trong kinh doanh
Mặc dù là một freelancer có tay nghề, đừng cho rằng bạn có thể tự làm tất cả việc xử lý tài khoản và sổ sách kế toán của mình, điền vào tờ khai thuế, xuất hóa đơn và viết đề xuất.
Hãy thường xuyên tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn có uy tín về những mặt này trong công việc của mình. Điều này có thể bao gồm cả việc trò chuyện với những người đang quản lý công việc kinh doanh của riêng họ, họ hiểu cặn kẽ vấn đề tốt hơn bạn đấy. Tìm hiểu càng nhiều càng tốt từ kinh nghiệm và sai lầm của họ.
11. Thói quen sử dụng email
Email rất có hại. Là một freelancer bạn có thể dễ dàng được biết đến như là một kẻ bận rộn ngốc nghếch. Vì có thể bạn đã tiêu tốn phần quan trọng trong ngày chỉ để gửi và nhận email mà không nhận được bất cứ công việc nào. Thay vào đó, hãy có thói quen kiểm soát email, và đừng để nó kiểm soát bạn.
Để làm được điều này bạn cần phải:
* Tắt tất cả nhắc nhở không quan trọng, bộ đếm tin nhắn, và tất cả những chỉ báo thu hút ánh nhìn của bạn.
* Thiết lập email gửi đến khách hàng để chạy “gửi và nhận” trong khoảng thời gian dài hơn, có thể là mỗi cái một giờ.
* Chọn một khoảng thời gian trong ngày để giải quyết tất cả email, sau đó chuyển nó đi; nếu có gì cấp bách, mọi người sẽ sử dụng điện thoại
* Sử dụng triết lý “chỉ động đến 1 lần”; đọc đầy đủ và xử lý mọi email mình mở, tránh trường hợp chỉ đọc một nửa và trở lại đọc tiếp sau đó.
12. Thói quen quản lý dự án
Một số khách hàng sẽ yêu cầu bạn điều chỉnh để hợp với phương pháp của họ, trong khi những người khác thì không bắt buộc như thế. Bạn cần phải có những quy trình rõ ràng về cách mà mình bắt đầu làm việc với một khách hàng và khởi đầu một dự án mới. Bạn sẽ đặt những câu hỏi nào với một khách hàng mới? Bạn lưu giữ những thông tin mà họ nói với bạn ở đâu? Bạn tiếp tục theo dõi thời hạn như thế nào? Và đâu là nơi để bạn lưu lại tất cả những file họ gửi?
Chỉ với email thôi thì không đủ! Mọi thứ có thể mất, bị lãng quên hoặc bị bỏ qua. Bạn có thể dùng bìa hồ sơ cạctông hoặc bìa rời hay bất cứ thứ gì mà bạn có – nhưng hãy sử dụng thứ gì đó và cài đặt nó vào hệ thống của riêng mình. Có những ứng dụng như Basecamp và activeCollab có thể giúp bạn việc này.
basecamp Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Basecamp được nhiều người sử dụng để quản lý dự án với chi phí thấp.
activecollab Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
activeCollab là một ứng dụng mã nguồn mở có thể sánh với Basecamp
13. Thói quen nghiên cứu và phát triển
Nghe như là những điều mà chỉ có công ty lớn làm nhưng R&D (nghiên cứu và phát triển) rất cần thiết đối với hoạt động của một freelancer giỏi. Bạn cần phải “đón đầu” hoặc ít nhất cũng nắm bắt/kiểm soát được điều đó để có thể phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất. Hãy tập thói quen dành thời gian để nghiên cứu và phát triển. Mở rộng các kỹ năng hiện tại và học hỏi thêm những cái mới.
Trước đây, chưa từng thiết kế một bảng quảng cáo ? Đấy là sự phát triển
Không biết hệ thống maketing qua email nào có thể giúp các khách hàng của mình? Đó là nghiên cứu
(Chiến dịch Monitor và MailChimp là những sự lựa chọn tốt)
Mỗi tuần, hãy dành thời gian để R&D. Xây dựng một danh sách blog cung cấp cho bạn những suy nghĩ và ý tưởng mới. Nghe các podcast cung cấp nhiều tin tức (Boagworld là một lựa chọn tốt)
14. Thói quen bán hàng và CRM (Customer Relationship Management – quản lý quan hệ khách hàng)
Làm thế nào bạn có thể phân bổ thời gian, nguồn lực để nhận ra mình cần “săn” việc mới hay là tập trung vào phục vụ những khách hàng sẵn có? Bạn nên biết, những lúc nhất định trong công việc mình làm, nó cũng giống như 1 cái ống dẫn, chỗ nào cần phải cụ thể hóa, và giá trị nằm ở khoảng nào.
Ngoài kia, rất nhiều ứng dụng khác nhau có thể trợ giúp bạn, chẳng hạn như Salesforce, SugarCRM (mã nguồn mở), cũng như 37signals của Highrise nổi tiếng.
highrise Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Highrise được nhiều người sử dụng để quản lý công việc bán hàng và hướng dẫn với chi phí thấp.
15. Thói quen kế toán
Điều cần thiết là hãy đảm bảo bạn dễ dàng xuất, gửi và theo dõi những hóa đơn, cũng như tập thói quen điều hành tài khoản của mình một cách chuyên nghiệp, bởi vì những thói quen đó sẽ đảm bảo lưu lượng tiền mặt thường xuyên. Những ứng dụng như Blinksale, Freshbooks hay Simply Invoices có thể giúp hợp thức hóa phần tài khoản doanh nghiệp của bạn và tạo cảm giác chuyên nghiệp trong cách tổ chức của bạn. Khách hàng sẽ cần những hóa đơn cho tài khoản của họ – hãy đảm bảo rằng chúng không được viết bằng tay hay không thiếu đóng dấu.
blinksale Những thói quen cần thiết của một Freelancer chuyên nghiệp Phần cuối
Blinksale có thể giúp bạn tạo, gửi và theo dõi những hóa đơn/đơn hàng cá nhân
theo smashingmagazine