ccvcc07
19-05-2010, 21:15
Hướng tới quy trình quản lý nhà thuốc chuẩn GPP
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V xin giới thiệu giải pháp phần mềm "1C:HIỆU THUỐC 8" – giải pháp hướng tới quy trình quản lý hiệu thuốc chuẩn GPP.
"1С:HIỆU THUỐC 8" là giải pháp chuyên ngành dùng trong công tác quản lý quy trình nghiệp vụ tại mô hình cửa hiệu bán lẻ thuốc hoặc một chuỗi các cửa hàng thuốc. Bên cạnh các tính năng quản lý mô hình bán lẻ đã có trong cấu hình mẫu “1C:BÁN LẺ 8”, chương trình tích hợp thêm các tính năng phục vụ quá trình làm việc với các mặt hàng: thuốc, dược phẩm, thiết bị y tế…
Từ quản lý “rời rạc” và “thủ công” tiến tới quản lý “theo quy trình”
“1C:HIỆU THUỐC 8” là giải pháp tiên tiến được sử dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới, trong đó có tích lũy các kinh nghiệm quản lý của trăm nghìn cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng với hàng triệu người đang sử dụng. Giải pháp có thể áp dụng cho một mạng lưới cửa hàng lớn gồm hàng trăm địa điểm khác nhau. Riêng tại Việt Nam, ngay cả các cửa hàng nhỏ cũng có khả năng tiếp cận và ứng dụng các tiện ích và quy trình quản lý hiện đại trong chương trình.
Quản lý danh mục thuốc và thời hạn sử dụng
Chương trình “1C:HIỆU THUỐC 8” tập hợp các thông tin cần thiết để quản lý thuốc một cách có hiệu quả, bao gồm: nhà sản xuất, số đăng ký, số lượng tồn kho tối thiểu, dấu hiệu dược phẩm thiết yếu, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng. Các thông tin này được ghi nhận theo từng lô thuốc nhập, và như vậy sẽ tự động cảnh báo khi lô thuốc sắp hết hạn, đồng thời trợ giúp người dùng lập các báo cáo về tình hình thuốc trong kho (được sắp xếp theo thứ tự về hạn sử dụng) để từ đó người quản lý sẽ lên các kế hoạch bán hàng phù hợp, ưu tiên tiêu thụ các lô hàng sắp hết hạn.
Ngoài ra, “1C:HIỆU THUỐC 8” cũng có khá nhiều các công cụ trợ giúp như thực hiện cơ chế kết nhập/kết xuất chứng từ và danh mục từ tệp ngoài (định dạng TXT, DBF, XLS, MXL); hỗ trợ và đơn giản hóa quy trình điền danh mục mặt hàng ban đầu bằng việc kết nhập thông tin về các loại dược phẩm từ danh mục thuốc của Bộ Y tế.
Quản lý giá thuốc
Giá thuốc được ghi nhận bằng các chứng từ trong chương trình và người sử dụng có theo dõi lịch sử giá thuốc trong một kỳ nào đó. Người sử dụng có thể thay đổi giá thuốc bán lẻ cho toàn bộ các lô hàng của một mặt hàng nào đó, hoặc cũng có thể chỉ thay đổi giá cho một số lô hàng, ví dụ như lô hàng có thời hạn sử dụng lâu hơn thì có giá đắt hơn so với lô hàng sắp hết hạn.
Trong nhiều trường hợp, khi có quy định về mức lợi nhuận của các lô thuốc, chương trình có cơ chế quy tắc đặt giá nhằm tạo ra hành lang giá, đưa ra các cảnh báo nếu giá thuốc bán lẻ vượt quá mức quy định.
Bán thuốc theo đơn
Ngoài các hình thức bán buôn, bán lẻ thường gặp, chương trình còn có chức năng quản lý hoạt động bán theo đơn. Theo đó, thành phần của mỗi đơn thuốc sẽ được ghi nhận và chương trình tự động trừ vào số lượng đã xuất bán cho khách hàng theo từng đợt, giúp giảm thiểu tối đa tính phức tạp của quy trình bán thuốc theo đơn.
Xây dựng nhu cầu đặt hàng và quản lý việc đặt hàng cho nhà cung cấp
Dựa trên các phân tích số liệu thuốc đã nhập và bán trong các kỳ trước, chương trình tự động lập ra bảng tính toán số lượng thuốc cần nhập trong kỳ tiếp theo, trên cơ sở đó, có thể lập ra đơn hàng đặt cho nhà cung cấp và chỉ ra thời hạn giao hàng cũng như thời hạn thanh toán. Việc mua hàng có thể được nhập theo nhiều đợt khác nhau, tuy nhiên, trong bất kỳ thời điểm nào, người quản lý cũng có thể nhận được báo cáo về nhu cầu thuốc cần mua, số lượng đã đặt và số lượng đã nhập, và cuối cùng là số lượng còn cần nhập tiếp theo. Ngoài ra chương trình cũng đưa ra cảnh báo các đơn hàng đặt mua đã quá hạn để trong trường hợp cần thiết, có thể đưa ra quyết định hủy bỏ các đơn hàng đó.
Theo dõi thời gian làm việc và doanh thu theo nhân viên
Có thể xây dựng thời gian biểu làm việc trong một kỳ và ghi nhận thời gian làm việc cho từng nhân viên. Đến cuối kỳ, có thể lập ra các báo cáo phân tích so sánh giữa thời gian làm việc thực tế với kế hoạch, từ đó đưa ra các điều chỉnh về chế độ làm việc của nhân viên.
Ứng dụng mã số mã vạch và tích hợp các thiết bị bán hàng
Việc ứng dụng các thiết bị bán hàng, trong đó có mã số mã vạch, làm tăng hiệu quả quản lý hàng hóa, tránh các sai sót khi nhập dữ liệu và giảm thời gian xử lý của nhân viên bán hàng. Trong chương trình có sẵn công cụ để in các mác giá với mã vạch từ danh mục thuốc. Ngoài ra, việc có sẵn cơ chế thiết các mẫu in (sắp đặt các thông tin và kích thước bản in) sẽ làm cho người sử dụng không cần phải cài đặt thêm các chương trình khác để in mã số mã vạch. Giải pháp có thể tích hợp với nhiều các thiết bị khác nhau như: máy tính tiền, đầu đọc thẻ từ, thiết bị thanh toán ngân hàng, cân điện tử, thiết bị kiểm kê kho di động, RFID.
Quản lý chuỗi các cửa hàng theo phương thức “phân tán” và “tập trung”
Chương trình cho phép triển khai cho nhiều cửa hàng trong một hệ thống tại nhiều địa điểm phân tán khác nhau. Với cơ chế trao đổi dữ liệu ổn định và đồng nhất, việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các địa điểm có thể được thiết lập nhanh chóng và không đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện những thao tác phức tạp.
Các thông tin trong mạng lưới cửa hàng có thể được quản lý một cách “tập trung”, ví dụ như: danh mục thuốc, đặt giá bán cho các cửa hàng, các chương trình khuyến mại, kế hoạch đặt hàng, điều chuyển hàng hóa… Với cơ chế này, chỉ cần văn phòng trung tâm nhập dữ liệu, còn các cửa hàng sẽ được tự động cập nhật thông tin tương ứng mà không phải nhập lại một lần nữa, đảm bảo chính xác và đầy đủ, tránh được sai sót tại các quầy hàng.
Hệ thống báo cáo đa dạng
Chương trình “1C:HIỆU THUỐC 8” cung cấp đến khách hàng hệ thống báo cáo đa dạng. Đó không chỉ là các báo cáo tuân thủ các yêu cầu của bộ y tế theo chuẩn GPP mà còn là hàng loạt các báo cáo mang tính chất quản lý, theo dõi đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà thuốc như:
* doanh số bán hàng theo nhân viên, ca, bác sỹ...;
* thống kê số thuốc bán chạy theo mùa, thời gian;
* thống kê số thuốc bán theo thời gian;
* báo cáo doanh số bán hàng theo người mua hàng (bán buôn);
* báo cáo phân tích theo các séc bán hàng;
* báo cáo đánh giá hiệu quả các chương trình khuyến mại;
* và rất nhiều báo cáo khác…
Giải pháp “1C:HIỆU THUỐC 8” là công cụ hữu hiệu để các cửa hàng thuốc tự động hóa tối đa hoạt động của mình, từ đó xây dựng mô hình nhà thuốc đạt chuẩn GPP hiệu quả (theo yêu cầu của Bộ Y tế).
1C:HIỆU THUỐC 8 – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC TẠI CỬA HÀNG THUỐC
Hoạt động mua hàng
Kiểm soát quy trình từ khi đặt đơn hàng đến khi nhập hàng vào kho, bao gồm:
* chọn nhà cung cấp, nhập báo giá mua hàng;
* đơn hàng đặt cho nhà cung cấp;
* hàng về, kiểm tra hàng (ngày sản xuất, hạn sử dụng, bao bì, nhãn mác, xuất xứ, nguồn gốc, chất lượng....);
* lập phiếu nhập dược phẩm từ đối tác vào các kho; Kiểm soát hàng theo lô, ngày nhập...;
* lập chứng từ điều chuyển dược phẩm giữa các cửa hàng, kho thuốc.
Hoạt động bán hàng
* quản lý giá thuốc: cập nhật giá thuốc theo thời điểm, lưu lại giá thuốc để truy vấn;
* quản lý bán lẻ: nhập thông tin thuốc bán lẻ vào phiếu mẫu;
* quản lý bán buôn: nhập thông tin người mua hàng, thanh toán; chính sách chiết khấu giá trong bán buôn;
* quản lý bán thuốc theo đơn: bán thuốc theo đơn của bác sỹ.
Cơ chế làm việc tại quầy thu ngân
* lập phiếu thu, phiếu chi trực tiếp tai quầy;
* chứng từ chuyển tiền giữa các cửa hàng thuốc, giữa các quỹ tiền mặt trong cửa hàng;
* báo cáo tổng hợp theo máy tính tiền trong phiên thu ngân, có tính đến hàng bị trả lại;
* làm việc với hệ thống thẻ thanh toán;
* đa dạng cơ chế làm việc chiết khấu.
Chức năng quản lý kho hàng
* quản lý nhập xuất tồn kho;
* thiết lập tồn kho tối thiểu cho mỗi loại thuốc;
* cảnh báo tự động về thuốc sắp hết hạn, thuốc sắp hết trong kho.
Báo cáo
* các mẫu báo cáo tuân thủ theo quy định của bộ y tế (theo tiêu chuẩn GPP);
* báo cáo bán hàng;
* báo cáo mua hàng;
* nhập xuất tồn kho;
* doanh số bán hàng theo nhân viên, ca, bác sỹ…;
* thống kê số thuốc bán chạy theo mùa.
Tham khảo link:
http://www.1vs.vn/SanPham/1C-giai-phap-nganh-doc/1C-ban-le-8-hieu-thuoc.php
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V xin giới thiệu giải pháp phần mềm "1C:HIỆU THUỐC 8" – giải pháp hướng tới quy trình quản lý hiệu thuốc chuẩn GPP.
"1С:HIỆU THUỐC 8" là giải pháp chuyên ngành dùng trong công tác quản lý quy trình nghiệp vụ tại mô hình cửa hiệu bán lẻ thuốc hoặc một chuỗi các cửa hàng thuốc. Bên cạnh các tính năng quản lý mô hình bán lẻ đã có trong cấu hình mẫu “1C:BÁN LẺ 8”, chương trình tích hợp thêm các tính năng phục vụ quá trình làm việc với các mặt hàng: thuốc, dược phẩm, thiết bị y tế…
Từ quản lý “rời rạc” và “thủ công” tiến tới quản lý “theo quy trình”
“1C:HIỆU THUỐC 8” là giải pháp tiên tiến được sử dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới, trong đó có tích lũy các kinh nghiệm quản lý của trăm nghìn cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng với hàng triệu người đang sử dụng. Giải pháp có thể áp dụng cho một mạng lưới cửa hàng lớn gồm hàng trăm địa điểm khác nhau. Riêng tại Việt Nam, ngay cả các cửa hàng nhỏ cũng có khả năng tiếp cận và ứng dụng các tiện ích và quy trình quản lý hiện đại trong chương trình.
Quản lý danh mục thuốc và thời hạn sử dụng
Chương trình “1C:HIỆU THUỐC 8” tập hợp các thông tin cần thiết để quản lý thuốc một cách có hiệu quả, bao gồm: nhà sản xuất, số đăng ký, số lượng tồn kho tối thiểu, dấu hiệu dược phẩm thiết yếu, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng. Các thông tin này được ghi nhận theo từng lô thuốc nhập, và như vậy sẽ tự động cảnh báo khi lô thuốc sắp hết hạn, đồng thời trợ giúp người dùng lập các báo cáo về tình hình thuốc trong kho (được sắp xếp theo thứ tự về hạn sử dụng) để từ đó người quản lý sẽ lên các kế hoạch bán hàng phù hợp, ưu tiên tiêu thụ các lô hàng sắp hết hạn.
Ngoài ra, “1C:HIỆU THUỐC 8” cũng có khá nhiều các công cụ trợ giúp như thực hiện cơ chế kết nhập/kết xuất chứng từ và danh mục từ tệp ngoài (định dạng TXT, DBF, XLS, MXL); hỗ trợ và đơn giản hóa quy trình điền danh mục mặt hàng ban đầu bằng việc kết nhập thông tin về các loại dược phẩm từ danh mục thuốc của Bộ Y tế.
Quản lý giá thuốc
Giá thuốc được ghi nhận bằng các chứng từ trong chương trình và người sử dụng có theo dõi lịch sử giá thuốc trong một kỳ nào đó. Người sử dụng có thể thay đổi giá thuốc bán lẻ cho toàn bộ các lô hàng của một mặt hàng nào đó, hoặc cũng có thể chỉ thay đổi giá cho một số lô hàng, ví dụ như lô hàng có thời hạn sử dụng lâu hơn thì có giá đắt hơn so với lô hàng sắp hết hạn.
Trong nhiều trường hợp, khi có quy định về mức lợi nhuận của các lô thuốc, chương trình có cơ chế quy tắc đặt giá nhằm tạo ra hành lang giá, đưa ra các cảnh báo nếu giá thuốc bán lẻ vượt quá mức quy định.
Bán thuốc theo đơn
Ngoài các hình thức bán buôn, bán lẻ thường gặp, chương trình còn có chức năng quản lý hoạt động bán theo đơn. Theo đó, thành phần của mỗi đơn thuốc sẽ được ghi nhận và chương trình tự động trừ vào số lượng đã xuất bán cho khách hàng theo từng đợt, giúp giảm thiểu tối đa tính phức tạp của quy trình bán thuốc theo đơn.
Xây dựng nhu cầu đặt hàng và quản lý việc đặt hàng cho nhà cung cấp
Dựa trên các phân tích số liệu thuốc đã nhập và bán trong các kỳ trước, chương trình tự động lập ra bảng tính toán số lượng thuốc cần nhập trong kỳ tiếp theo, trên cơ sở đó, có thể lập ra đơn hàng đặt cho nhà cung cấp và chỉ ra thời hạn giao hàng cũng như thời hạn thanh toán. Việc mua hàng có thể được nhập theo nhiều đợt khác nhau, tuy nhiên, trong bất kỳ thời điểm nào, người quản lý cũng có thể nhận được báo cáo về nhu cầu thuốc cần mua, số lượng đã đặt và số lượng đã nhập, và cuối cùng là số lượng còn cần nhập tiếp theo. Ngoài ra chương trình cũng đưa ra cảnh báo các đơn hàng đặt mua đã quá hạn để trong trường hợp cần thiết, có thể đưa ra quyết định hủy bỏ các đơn hàng đó.
Theo dõi thời gian làm việc và doanh thu theo nhân viên
Có thể xây dựng thời gian biểu làm việc trong một kỳ và ghi nhận thời gian làm việc cho từng nhân viên. Đến cuối kỳ, có thể lập ra các báo cáo phân tích so sánh giữa thời gian làm việc thực tế với kế hoạch, từ đó đưa ra các điều chỉnh về chế độ làm việc của nhân viên.
Ứng dụng mã số mã vạch và tích hợp các thiết bị bán hàng
Việc ứng dụng các thiết bị bán hàng, trong đó có mã số mã vạch, làm tăng hiệu quả quản lý hàng hóa, tránh các sai sót khi nhập dữ liệu và giảm thời gian xử lý của nhân viên bán hàng. Trong chương trình có sẵn công cụ để in các mác giá với mã vạch từ danh mục thuốc. Ngoài ra, việc có sẵn cơ chế thiết các mẫu in (sắp đặt các thông tin và kích thước bản in) sẽ làm cho người sử dụng không cần phải cài đặt thêm các chương trình khác để in mã số mã vạch. Giải pháp có thể tích hợp với nhiều các thiết bị khác nhau như: máy tính tiền, đầu đọc thẻ từ, thiết bị thanh toán ngân hàng, cân điện tử, thiết bị kiểm kê kho di động, RFID.
Quản lý chuỗi các cửa hàng theo phương thức “phân tán” và “tập trung”
Chương trình cho phép triển khai cho nhiều cửa hàng trong một hệ thống tại nhiều địa điểm phân tán khác nhau. Với cơ chế trao đổi dữ liệu ổn định và đồng nhất, việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các địa điểm có thể được thiết lập nhanh chóng và không đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện những thao tác phức tạp.
Các thông tin trong mạng lưới cửa hàng có thể được quản lý một cách “tập trung”, ví dụ như: danh mục thuốc, đặt giá bán cho các cửa hàng, các chương trình khuyến mại, kế hoạch đặt hàng, điều chuyển hàng hóa… Với cơ chế này, chỉ cần văn phòng trung tâm nhập dữ liệu, còn các cửa hàng sẽ được tự động cập nhật thông tin tương ứng mà không phải nhập lại một lần nữa, đảm bảo chính xác và đầy đủ, tránh được sai sót tại các quầy hàng.
Hệ thống báo cáo đa dạng
Chương trình “1C:HIỆU THUỐC 8” cung cấp đến khách hàng hệ thống báo cáo đa dạng. Đó không chỉ là các báo cáo tuân thủ các yêu cầu của bộ y tế theo chuẩn GPP mà còn là hàng loạt các báo cáo mang tính chất quản lý, theo dõi đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà thuốc như:
* doanh số bán hàng theo nhân viên, ca, bác sỹ...;
* thống kê số thuốc bán chạy theo mùa, thời gian;
* thống kê số thuốc bán theo thời gian;
* báo cáo doanh số bán hàng theo người mua hàng (bán buôn);
* báo cáo phân tích theo các séc bán hàng;
* báo cáo đánh giá hiệu quả các chương trình khuyến mại;
* và rất nhiều báo cáo khác…
Giải pháp “1C:HIỆU THUỐC 8” là công cụ hữu hiệu để các cửa hàng thuốc tự động hóa tối đa hoạt động của mình, từ đó xây dựng mô hình nhà thuốc đạt chuẩn GPP hiệu quả (theo yêu cầu của Bộ Y tế).
1C:HIỆU THUỐC 8 – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC TẠI CỬA HÀNG THUỐC
Hoạt động mua hàng
Kiểm soát quy trình từ khi đặt đơn hàng đến khi nhập hàng vào kho, bao gồm:
* chọn nhà cung cấp, nhập báo giá mua hàng;
* đơn hàng đặt cho nhà cung cấp;
* hàng về, kiểm tra hàng (ngày sản xuất, hạn sử dụng, bao bì, nhãn mác, xuất xứ, nguồn gốc, chất lượng....);
* lập phiếu nhập dược phẩm từ đối tác vào các kho; Kiểm soát hàng theo lô, ngày nhập...;
* lập chứng từ điều chuyển dược phẩm giữa các cửa hàng, kho thuốc.
Hoạt động bán hàng
* quản lý giá thuốc: cập nhật giá thuốc theo thời điểm, lưu lại giá thuốc để truy vấn;
* quản lý bán lẻ: nhập thông tin thuốc bán lẻ vào phiếu mẫu;
* quản lý bán buôn: nhập thông tin người mua hàng, thanh toán; chính sách chiết khấu giá trong bán buôn;
* quản lý bán thuốc theo đơn: bán thuốc theo đơn của bác sỹ.
Cơ chế làm việc tại quầy thu ngân
* lập phiếu thu, phiếu chi trực tiếp tai quầy;
* chứng từ chuyển tiền giữa các cửa hàng thuốc, giữa các quỹ tiền mặt trong cửa hàng;
* báo cáo tổng hợp theo máy tính tiền trong phiên thu ngân, có tính đến hàng bị trả lại;
* làm việc với hệ thống thẻ thanh toán;
* đa dạng cơ chế làm việc chiết khấu.
Chức năng quản lý kho hàng
* quản lý nhập xuất tồn kho;
* thiết lập tồn kho tối thiểu cho mỗi loại thuốc;
* cảnh báo tự động về thuốc sắp hết hạn, thuốc sắp hết trong kho.
Báo cáo
* các mẫu báo cáo tuân thủ theo quy định của bộ y tế (theo tiêu chuẩn GPP);
* báo cáo bán hàng;
* báo cáo mua hàng;
* nhập xuất tồn kho;
* doanh số bán hàng theo nhân viên, ca, bác sỹ…;
* thống kê số thuốc bán chạy theo mùa.
Tham khảo link:
http://www.1vs.vn/SanPham/1C-giai-phap-nganh-doc/1C-ban-le-8-hieu-thuoc.php