Trộn văn bản trong Word 2007
Trộn văn bản trong Word 2007
1. Trộn văn bản:
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Giả sử:
- Tập tin Main chính:
- Tập tin nguồn dữ liệu Exel:
Bước 3: Mở tập tin Main chính: Chọn Maillings/ Start Mail Merge/ Step by Step Mail Merg Wizard…
Bước 4: Bấm chọn: “Step by Step Mail Merge Wizard…” sẽ hiện ra ô “Mail Merge”
Chọn Option “Letters”, bấm “Next: Starting document”
Bước 5: Đánh dấu tích tại ô “Use the current document” , bấm “Next: Select recipients”
Bước 6: Đánh dấu tích tại mục “Use an existing list”
- Bấm chọn “Browse…”
- Tìm chọn file dữ liệu exel nguồn/ Chọn Open
- Chọn Sheet chứa dữ liệu tạo/ chọn OK
- Chọn OK rồi bấm chọn “Next: Write your letter”.
Bước 7: Đặt con trỏ vào “Họ Tên:” rồi nhấn vào “More items…”, chọn trường tương ứng rồi chọn “Insert/ Close”.
- Tiếp tục chèn hết các trường vào văn bản. Bấm chọn “Next: Preview letters”
- Tiếp tục chọn: “Next: Complete the merge”.
Hoàn thành việc trộn văn bản
Cách tạo mục lục tự động trong Word
Cách tạo mục lục tự động trong Word
Tạo mục lục tự động
* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng:
- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
- Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
- Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)
Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading.
* Cách tạo Heading:
1. Dùng 1 trong 3 tổ hợp phím trên để tạo loại Heading tương ứng. Ví dụ: Dùng tổ hơp phím Alt + Ctrl + 1 áp dụng cho loại Heading 1. Nếu không dùng 3 loại Heading 1, 2, 3 thì có thể vào hộp Style và chọn loại Heading tùy thích:
2. Thay đổi lại định dạng font chữ của Heading
Trường hợp dùng Office 2000:
1, Sau khi đã chọn đề mục là Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường.
2, Kích vào hộp Style trên thanh Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc đó ô định vị sẽ hiển thị ở dòng Heading 1 .
3, Gõ phím Enter
4, Xuất hiện thông báo Modify Style
¤Update the style to reflect recent changes?: Bạn có muốn cập nhật sự thay đổi mới của Style (heading)?”
¡ Reapply the formatting of the style to the selection: Sử dụng kiểu định dạng mặc định.
þ Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng từ thời điểm này.
5. Chọn nút OK để hoàn thành thay đổi định dạng lại font chữ cho heading 1.
Việc thay đổi này chỉ áp dụng được cho file bạn đang sử dụng, sang file mới những heading sẽ trở lại chế độ mặc định của Office 2000.
Trường hợp dùng Office 2003:
1, Vào hộp Style\More…
Hoặc vào Format\Style and Formatting…
2, Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1:
3, Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify:
4, Xuất hiện hộp thoại Modify Style:
• Name: Tên Heading
• Formatting: Định dạng font chữ.
• þ Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau. Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại.
• þ Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi.
• Nút Format: Một số định dạng cho Heading
o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ
o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản.
o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs.
o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường viền.
o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ.
o Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí file văn bản.
o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động.
o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading.
5, Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading.
* Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)
2. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…
Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables…
3. Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
• Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
• Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
• þ Show page numbers: Hiển thị số trang.
• þ Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
• þ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading.
• Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
• Show levels: Số cấp độ Heading.
• Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
• Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
• Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"
Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
4. Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục.
Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục chính xác tại số trang hiển thị.
Vẽ đồ thị trong word 2003
VẼ ĐỒ THỊ TRONG WORD 2003
Chỉ cần sử dụng các công cụ sẵn có trong Word là có thể vẽ một đồ thị khá chuẩn mà không phải động tới các chương trình chuyên dụng, vốn rất phức tạp.
Hình mẫu của đồ thị sẽ vẽ lại
Cách thực hiện:
Vào View/Toolbars, chọn thanh công cụ Drawing. Ngay lập tức, thanh công cụ này sẽ xuất hiện dưới đáy của cửa sổ Microsoft Word.
Khi vẽ đồ thị, trước tiên chúng ta sẽ vẽ trục hoành và trục tung cho đồ thị. Trong thanh Drawing, bạn nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên (chữ Arrow xuất hiện khi chuột được đưa lại gần biều tượng này). Một khung chữ nhật có dòng “Create your drawing here” xuất hiện, bạn click chuột vào vị trí muốn tạo gốc toạ độ, sau đó kéo sang ngang để vẽ trục hoành.
Sau đó, click chuột lần thứ hai vào biểu tượng , ngay lập tức biểu tượng dấu + sẽ xuất hiện. Bạn đưa dấu + này vào vị trí vòng tròn ở đuôi trục hoành vừa tạo, click chuột rồi kéo thẳng lên để vẽ trục tung.
Tiếp theo, sẽ vẽ một đường cong để thể hiện cho quá trình giãn nở. Nhấn chuột vào biểu tượng đoạn thẳng (chữ Line xuất hiện khi bạn đưa chuột lại gần biểu tượng này).
Click chuột vào một vị trí bất kỳ trong không gian tọa độ vừa tạo, sau đó kéo chuột “chéo” lên góc phải trên, bạn được một đường thẳng như hình bên dưới.
Để làm cong đồ thị, bạn click chuột vào ví trí trên đoạn thẳng vừa tạo mà muốn uốn cong, chọn Edit Points. Lúc đó, giữa dấu + sẽ xuất hiện một khung tiêu cự, bạn đưa khung này vào vị trí muốn làm đường thẳng uốn cong, click chuột phải, chọn Add Points.
Nhấp chuột phải vào điểm đen vừa đặt vào đoạn thẳng, trong Pop-Up hiện ra, có 4 lựa chọn. Nếu muốn vẽ đường cong, bạn chọn Smooth Point. Để vẽ đường gấp khúc, bạn chọn Corner Point. Để vẽ đường cong có dạng chữ J, bạn chọn Straight Point. Còn Auto Point để Microsoft Word tự chọn kiểu vẽ (ở đây vẽ đường cong nên sẽ chọn Smooth Point).
Cuối cùng bạn đưa chuột vào điểm đen vừa tạo, nhấp chuột trái và kéo đi để định dạng đường cong của đồ thị.
Bạn có thể tạo ra nhiều điểm như vậy để tạo đường cong theo ý muốn.
Cuối cùng, bạn sẽ thêm các chỉ số và số liệu cho đồ thị. Bạn nhấp chuột vào ô vuông (chữ Rectangle xuất hiện khi bạn đưa chuột lại gần biều tượng này). Kéo chuột tại vị trí muốn đặt thông số, sau đó nhấp chuột vào khung vừa tạo, chọn Add Text, và điền thông tin vào đó.
Như vậy là chỉ với vài bước đơn giản, bạn sẽ vẽ được những đồ thị minh họa khá chính xác mà không cần phải dùng đến những công cụ hỗ trợ phức tạp - khó dùng khác.
